"0 кирүүчү" - нөлдүк каттарды жүргүзүү үчүн так системасы

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Бул макаланы окуу менен сиз электрондук почтанын падышасы болосуз. Чынын айтсам.

Көптөр үчүн электрондук почта дагы эле талашсыз жумушчу курал жана күнүмдүк азап. Кимдир-бирөөнүн жети каты келип жатат, ал аларды азыр тез иргеп алат. Кимдир бирөөнүн 46 кирүүсү бар, бирок көнүп калгандыктан, аларды бир күндө тырмоодо да алат. Ар бир адам үчүн күнүнө келип түшкөн каттардын санынын белгилүү бир чеги бар, ал кийинки күнү кайра иштетүүнү кечиктирбестен жана ошого жараша электрондук почта кутусунда бөгөттөрдү жаратпай туруп көтөрө алат. Бул босогону "табигый" деп атасаңыз болот.

Эгер адам иштете алгандан көп электрондук каттар бар болсо, анда сиз электрондук почтаны башкарууга болгон мамилеңизди өзгөртүшүңүз керек. Бул белгилүү бир учурда талап кылынган мааниге чейин босогону жогорулатат. Күнүнө 100 электрондук катты башкаруу керекпи? Бул сиз 100 кыла аласыз дегенди билдирет, жөн гана почта менен иштөөдө туура методологияны колдонуңуз. Кайсынысы? Келгиле азыр айтып берели.

Адам почта менен иштей ала турган жалгыз көрсөткүч - бул иш күнүнүн аягында нөлдүк келген кат. Кирүүчү билдирүүлөрдү компетенттүү иштетүүнүн негизги принциби – бул сиздин алдыңызда кандай кат турганын түшүнүү. Адегенде тамгаларды так классификациялоону үйрөнүп, ар бир түрү менен эмне кылуу керектигин билүү керек.

Бардык келген каттарды жети категорияга бөлүүгө болот:

1. Жооп бербеш керек, окуунун кереги жок. Мындай каттардын эки жолу бар: архивдөө же жок кылуу. Эгер сиз эч качан окубаган башка маалымат бюллетенин алсаңыз, анда өзүңүзгө жакшылык кылыңыз - жазылууну токтотуңуз. Келечекте ондогон ушундай электрондук каттардан арылуу үчүн бир аракет. Биз бир күндө каттардын агымы менен күрөшүүгө үйрөнгүбүз келет? Азыраак агым менен иштөө оңой. Маанилүү нерсени өткөрүп жиберүүдөн коркпоңуз. Чынында керектүү маалымат сизге башкача жол менен жетет жана жок дегенде дагы бир жолу алдыңызда пайда болот.
2. Тиркелген файлдар менен. Бул учурдагы же келечектеги иш үчүн бир нерсе же маалымат үчүн төлөө зарылчылыгы жөнүндө эскертмелер болушу мүмкүн. Мындай каттар үчүн өзүнчө папкаларды түзүү пайдалуу, бирок фанатизм жок. Өтө көп папкаларбы? Жөнөкөйлөштүр. Керектүү нерсени кийин табуу үчүн миң папка эмес, почтанын издөө функцияларын колдонуу мүмкүнчүлүгү керек.
3. Каалоосуна жараша жооп бер. Жооп ыктыярдуу окшойт, бирок кээде сылыктык жардам берет. Бул жерде, кырдаалга жараша гана иш-аракет.
4. Таанышуу үчүн убакыттын чеги менен. Окуу кызыктуу, бирок зарыл эмес. Ушул жана мурунку категорияда мүмкүн болушунча көп каттарды категорияларга бөлүүгө аракет кылыңыз. Бул эффективдүү почта менен иштөөнүн ачкычы.
5. Мен бүгүн жооп беришим керек. Бул жерде баары жөнөкөй: кабыл алып жооп бер, же өтө шашылыш бир нерсе болсо, же жумуш күнүнүн аягында.
6. Мен жооп беришим керек, бирок бүгүн эмес. Электрондук почтанын сулуулугу бул чат же телефон эмес. Эч ким электрондук почта аркылуу тез жооп күтпөйт жана күтпөшү керек, эгерде бул каттын башында айтылбаса. Эгерде белгилүү бир күн жооп берүүнүн акыркы мөөнөтү деп аталса же сиз канча убакытка чейин жооп беришиңиз керектигин өзүңүз билип, түшүнсөңүз, анда мындай каттарды тиешелүү папкага салыңыз. Мисалы, "Дүйшөмбүдө жооп бер", "Шейшембиде жооп бер" ж.б.у.с. Эми өзүңүзгө текшерүү тизмесин түзүңүз, анда "Эртең менен, бүгүнкүгө кийинкиге калтырылган катты иштетиңиз" деген пункт камтылган. Мындай максаттар үчүн атайын автоматташтыруу куралдары да бар: Gmail үчүн жана.
7. Түшүнүксүз кат. Категорияга бөлүү кыйын болгон тамгалар бар. Ой жүгүртүү менен өзүңүздү кыйнабаңыз жана мындай тамгаларды жогоруда саналып өткөн категориялардын бирине кошууга макул болбоңуз.

Бул классификациянын негизинде бизге 2, 3, 4 жана 6-категориялар үчүн папкалар керек.

Электрондук почтаны эффективдүү иштетүү эрежелери

• Иш күнүңүздүн аягында 30 мүнөт бөлүңүз, почтаңызды нөлгө жеткириңиз. Бул дароо ар бир электрондук почтага жооп берүүгө аракет кылуудан алда канча натыйжалуу. Адамдар көп иштерди аткарышпайт. Азыраак алаксытуу жана которуу, көбүрөөк эффективдүүлүк.
• Шашылыш каттарды эмне кылуу керек? Күн бою почтаңызды текшере турган интервалды орнотуңуз. Мисалы, саатына бир жолу. Шашылыш маанилүү электрондук почталарыңыздын каттар кутусун текшериңиз жана эгер жок болсо, жумушка кайтыңыз. Почтанын артыкчылыгын эстен чыгарбаңыз: ал тез байланыш каражаты эмес. Мүмкүн, шашылыш эмес каттардын биринде айтылган көйгөй күндүн аягында сиздин катышууңузсуз чечилип калышы мүмкүн же күндүн аягында сиз маселени тезирээк чечүүгө мүмкүндүк берген көбүрөөк маалымат аласыз. жана натыйжалуураак.
• Качан сиз почтаңызды текшербей жатсаңыз, почтаны жабык кармаңыз. Эскертмелерди өчүрүү. Келген каттардын санын алаксыткан ойдон сактаңыз. Эми сизде башка жумуш бар, почтанын убактысы келе элек. Бул ыкманын тууралыгынан күмөн санап жаткан учурда, эсиңизде болсун: сиз атомдук электр станциясында эмессиз, бирок ал жерде болгонуңузда да, сизге электрондук почта аркылуу реактордун ысып кеткени тууралуу кабардар болмок эмес.
• Почтаны иштетүүнү тездетүү үчүн жумуш күнүңүздү өз убагында бүтүрүү каалооңузду колдонуңуз. Ошондуктан күндүн аягында нөлгө чейин кутучаны демонтаждоо сунушталат. Сизде 30 мүнөт бар жана аны тез бүтүргүңүз келет. Негизинен, бул оюндун бир түрү болуп чыкты, бирок сиз электрондук почтаны иштетүүнү максаттуу түрдө ойной аласыз.
• Кыска жана так болуңуз.
• Позитивдүү жана достук болуңуз. Электрондук почталар мамилелерди куруп, жок кылышы мүмкүн. Чынында эле орчундуу маселелерди чечүүнүн ордуна, кээде адамдар мүмкүн болушунча назик жана тымызын оппонентти келесоо деп айтууга аракет кылып, бүт текст ушуга негизделген. Каттын ичиндеги кичинекей жагымдуу сөз айкашы менен дарек ээсине болгон позитивдүү мамилеңизди билдирүүдө таң калыштуу эч нерсе жок. Сиздин достук мамилеңиз сизге кайтып, кат алышууларыңыз алда канча маңыздуу жана эффективдүү болуп калат.
• Сиз тамгаларды тескери тартипте тырмоо керек. Ошондо гана. Эски тамгалардан баштоо логикалуураак окшойт, бирок биздин максат нөлдүк каттар кутусу, демек, иш күнүнүн аягында биз эң биринчи келген катка жетебиз дегенди билдирет. Эгер сиз өзүңүздү эркелетип, бүгүн алган акыркы каттарды эртеңкиге калтыра баштасаңыз, анда бүт техника иштебей калат. Эгерде сиз фундаменталдуу эрежени сактабасаңыз, эмне үчүн такыр жакшы почтаны үйрөнгүңүз келет? Мурдагыдай иштей бер, кыйнал.
• Керектүү каттарды гана ачып, калганын архивге же өчүрүүгө жөнөтүңүз. Биз керексиз нерселерге жазылууну ашыкча колдонобуз (Лайфхакерге жазылуу, тескерисинче, абдан зарыл) жана натыйжада биз окуганга караганда көбүрөөк маалымат алабыз. Сиз каалаган тамгаларды кантип айырмалоого болот? Бир жөнөкөй, бирок абдан натыйжалуу эреже бар: конкреттүү бир адамга жеке сизге жазылган каттарды гана ачыңыз. Калгандары - жагдайга ылайык макаланын башында сүрөттөлгөн категориялардын биринде.
• калыптарды түзүү. Көп учурда электрондук каттарга жооптор абдан стандарттуу, башкача айтканда, сиз бир эле нерсени жазасыз. Бул сөздү көп жазганыңызды байкадыңызбы? Тез көчүрүп чаптоо үчүн шаблон жасаңыз же аны почта кызматында түзүңүз.
• Эгер почта иштетилген болсо жана дагы убакыт бар болсо, анда аны сарамжалдуу колдонуу керек. Биз 3, 4 жана 6-сан тамгалар категориясына кирип, ошол жерде тартипке салабыз.

Туура сорттоого негизделген бул окуу куралы, сиз көрүп тургандай, LinkedIn CEO Жефф Вайнердин жалпы электрондук почта кеңештерине сонун кошумча болуп саналат. Ошондой эле, Лео Бабаутанын электрондук почта боюнча 10 кеңешин өткөрүп жибербеңиз. Чынында, электрондук почтаңыздан максималдуу пайда алуунун көптөгөн кошумча жолдору бар. Сизге тиешелүү болгон ыкмаларды колдонуп көрүңүз, натыйжаларды талдап көрүңүз жана электрондук почта менен иштөөнүн натыйжалуулугун жогорулатуу боюнча өз кеңештериңизди комментарийге калтырууну унутпаңыз.