10 кадамда Excelде долбоорлор боюнча иштөө схемасын кантип түзүүгө болот

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Эң популярдуу MS Excel электрондук жадыбал редакторунун кадимки куралдарын колдонуу менен, ар бир тапшырманын кандайча аткарылып жатканын жана канча аткарыла турганына көз салууга жардам берүүчү долбоорлор боюнча иштин визуалдык диаграммасын түзө аласыз.

Эгерде сиз долбоорлорду башкарып жатсаңыз, анда сизде канча тапшырма бар экенин жана алар качан аткарылышы керектигин билүү маанилүү. Ал эми визуалдык диаграмманы түзсөңүз, долбоорлордун жашоосундагы негизги ойлорду ишке тартылган командага, ошондой эле башка кызыкдар тараптарга түшүндүрүү оңой болот.

Долбоорлорду башкаруу үчүн көбүнчө атайын программалар колдонулат, бирок ошондой эле тааныш MS Excel программасында так жана жеткиликтүү график түзө аласыз.

Долбоордун иш диаграммасы окуялар менен милдеттердин убакыттын өтүшү менен бири-бири менен кандай байланышы бар экенин көрсөтөт. Жакшы иштелип чыккан диаграмма белгилүү бир иштин аткарылышы жана бүтүндөй долбоордун өнүгүшү жөнүндө маанилүү маалыматты чагылдырып, чоң сүрөттү көрүүгө жардам берет.

MS Excel программасында мындай диаграмманы түзүү үчүн (2007 жана андан кийинки версиялар) 10 гана кадамды жасоо керек.

Бул диаграммада эмне бар? Негизги маалыматтар түстүү сызыктар жана тактайлар менен көрсөтүлгөн:

• учурдагы күндүн сызыгы - бүгүн кайда экениңизди көрсөткөн кызыл тик сызык;
• тапшырмаларды аткаруу мөөнөттөрү - ар бир тапшырманы аткарууга канча убакыт кетээрин көрсөткөн боз горизонталдык тилкелер;
• тапшырмалардын даярдыгы - жашыл горизонталдуу сызыктар, алар тапшырма кайсы этапта аткарылып жатканын жана канча аткарылышы керек экендигин көрсөтөт.

MS Excelдин ар кандай версияларында иш-аракеттер бир аз айырмаланышы мүмкүн, бирок тигил же бул процесс универсалдуу болуп, каалаган колдонуучу графикти түзө алат.

Сиз деталдуу видео нускаманы көрө аласыз (англис тилинде), бул сиздин жарым саатыңызды алат.

1-кадам. Башында, натыйжасы жөнүндө ойлон

Эч кандай кыйынчылыксыз тапшырманы аткаруу үчүн, графикти кагаз бетине басып чыгарыңыз же чийиңиз, ал акырында көрүлүшү керек. Ар бир кадамды үлгү менен салыштыруу үчүн алдыңыздагы кагазды кармаңыз. Диаграмманы кылдаттык менен чийүүнүн кереги жок, диаграмманын формасын оңдоп, колунда кармап туруңуз, бул жакшы эскертүү болот.

Кадам 2. Маалыматтар менен таблица түзүңүз

График түзүү үчүн алгач таблица түзүш керек. Мисалда долбоор төрт фазага бөлүнөт, алардын ар бири милдеттери бар.

Графиктин астына таблица түзүңүз. 30-катар тилкелердин аталыштарын камтыйт.

Келгиле, таблицадагы маалыматтар эмнени билдирерин карап көрөлү:

• Фаза: "1-фаза", "2-фаза", "3-фаза", "4-фаза" же "Бүгүн". Иш-чара долбоордун кайсы этабына туура келерин көрсөтөт.
• түрү: "Этап", "Тапшырма", "Бүгүн". Иш-чаранын түрүн, милдеттерди жана долбоордун аткарылышынын этаптарын чектейт.
• Башталган күнү: иш-чаранын башталышы.
• Окуя: диаграммада окуянын атын көрсөтөт.
• Убакыт: тапшырманы аткаруу үчүн канча күн керек экенин көрсөтөт.
• Даярдык пайызы: ар бир тапшырма жана фаза боюнча бүтүрүү даражасын көрсөтөт, 0% - тапшырма баштала элек, 100% - аткарылды. «Фаза» категориясы үчүн бул көрсөткүч тапшырмаларды аткарууга байланыштуу эмес жана баа катары белгиленет. Фаза канча пайызга бүтөөрүн чечүү үчүн өз эрежелериңизди колдонушуңуз керек.
• Күн ичинде даяр: окуяга даярдыктын көрсөткүчү пайыз менен жеткен мезгил. 10 күнгө созулган жана 50% аткарылган тапшырма үчүн бул көрсөткүч беш күн болот (10 күн × 50%).
• Бийиктиги: бийиктиктин мааниси жасалгалоо үчүн маанилүү, анткени ал иш-чаранын график картасында канчалык бийик же төмөн чагылдырыла турганын аныктайт. Сиз каалаган маанилерди көрсөтсөңүз болот, бирок нөлгө жакын кичинекей сандарды алуу жакшы. Мисалда +25тен -25ке чейинки диапазон колдонулат. Эгерде бийиктик оң болсо, окуя горизонталдык огтун үстүндө диаграммада чагылдырылат, терс болсо - октун астында.

Кадам 3. X жана Y огу менен диаграмма түзүңүз, ага "Убакыт тилкеси" тилкесиндеги биринчи маалыматтарды кошуңуз

Мурунку кадамда жасалган таблицадан окуянын маалыматтарын визуализациялоо үчүн диаграмма түзүүгө убакыт келди. X жана Y огу менен чачыратуу графигин колдонуңуз, анткени ал базанын координаттарын эки огу тең эркин жайгаштырууга мүмкүндүк берет.

Көрсөтмөлөрдү аткарыңыз:

• Негизги менюдан "Кыстаруу" өтмөгүн тандаңыз.
• Андан кийин "Диаграммалар" → "Таратуу" → "Маркерлер менен чачуу" тандаңыз, алдыңызда бош диаграмма пайда болот.
• Диаграмманын четтерин илгичтеңиз жана диаграмма талаасы B4 уячасынан K26 уячасына чейинки диапазону камтышы үчүн диаграмманын өлчөмүн өзгөртүңүз жана өлчөмүн өзгөртүңүз (диаграмманын аймагын уячанын чектерине так тегиздөө үчүн Alt баскычын басып, кармап туруңуз).
• Диаграмманы оң баскыч менен чыкылдатып, менюдан "Маалыматтарды тандоо" пунктун тандаңыз.

Ачылган диалог терезесинде "Кошуу" баскычын чыкылдатуу менен диапазонго бир катар маалыматтарды кошуңуз.

1. "Сериянын аталышы" аталышын өзгөртүү үчүн тиешелүү талаага E30 "Даталар" уячасынын маанисин коюңуз.
2. X огу мааниси үчүн тиешелүү талааны тандап, C33: C46 Башталыш күнүн тандаңыз.
3. Y огу мааниси үчүн тиешелүү талааны тандап, H33: H46 Бийиктиги уячаларын тандаңыз.
4. Маалымат кошуу терезесин жабуу үчүн OK басыңыз.
5. Маалымат тандоо терезесин жабуу үчүн OK басыңыз.

Бул кадамдар бизге автоматтык форматтоо менен жөнөкөй чачыратуу диаграммасын берет.

Келгиле, окуя маркерлерин жашыл кылалы:

• Тандалган маалымат маркерди оң баскыч менен чыкылдатып, "Маалымат сериясынын форматын" өзгөртүүнү тандаңыз.
• Сол жакта ачылган тизмеден "Маркердин параметрлери" өтмөгүн тандап, андан кийин "Кристалл" орнотулган маркер түрүн тандаңыз. Өлчөмдү 10 pt чейин көбөйтүү.
• Маркерди толтуруу өтмөгүндө катуу толтурууну тандаңыз. Толтуруу түсүн жашылга өзгөртүңүз.

Азыр бизде убакыт тилкесин чагылдырган чачыратуу схемасы бар. Азырынча жашыл маркерлер тапшырмалардын башталышын гана көрсөтөт.

Диаграмманын атын өзгөртүү: аты жазылган текст талаасын эки жолу чыкылдатып, атыңызды киргизиңиз.

Биз 5-кадамдагы убакыт параметрлерине кайтып барабыз, X огуна горизонталдык тилкелерди кошобуз, бирок азырынча диаграмманы форматтоону улантабыз.

4-кадам. Диаграмманын көрүнүшүн иретке келтирүү жана окуялардын аттарын кошуу

Диаграммадагы керексиз нерселерден кутулабыз.

Y огу … Вертикалдык огунду жашырыңыз, анткени ал маалымат жүгүн көтөрбөйт. Диаграмманы тандаңыз, негизги менюдан "Диаграммалар менен иштөө" өтмөгүнөн "Макетин" тандаңыз. Андан кийин Ось → Негизги вертикалдык огу → Көрсөтпө тандаңыз.

Горизонталдык багыттоочулар … Алар да пайдасыз. Диаграмманы тандаңыз, негизги менюдан "Макетинг" өтмөгүнө өтүңүз, андан кийин Тор → Негизги огу боюнча горизонталдык тор сызыктары → Көрсөтпөсүн тандаңыз.

Диаграмма легендасы … Андан кийин биз аны коозураак менен алмаштырабыз, бирок азыр аны өчүрүп коюңуз: "Макетинг" → "Легенда" → "Жок".

Акырында, биз ар бир маркер үчүн маалымат энбелгилерин көрсөтөбүз. "Макетинг" өтмөгүндөгү негизги менюда "Маалымат кол тамгалары" → "Сол" тандаңыз.

Токен кол тамгасын кантип өзгөртүү керек

Диаграммага ар бир окуя жөнүндө маалыматтарды киргизүү узак жана кыйын, анткени ар бир маркерди өзүнчө тандап, анын атын өзгөртүү керек.

Бирок бул процесс төрт эсе тездетилиши мүмкүн:

• Бардык маанилерди бир эле учурда тандоо үчүн биринчи маркердин (диаграмманын жогорку сол бурчу) жазуусун басыңыз. Жашыл маркерди баспаңыз, бул башка объекттерди тандайт!
• Жалгыз ысымды түзөтүү үчүн маркердин жазуусун дагы бир жолу басыңыз.
• Формула киргизүү талаасына = символун териңиз.
• D33 уячасын чыкылдатыңыз, анда "1-фаза" окуясы камтылган, Enter баскычын басыңыз.
• Ар бир маркер үчүн калган энбелгилер үчүн биринчи төрт кадамды кайталаңыз.

Аймактарды кантип кадоо керек

Документтин үстүндө иштөөдө диаграмманы ар дайым көрүш үчүн аймактарды 28-сапка коюу пайдалуу. Калган саптарды жылдырып көрсөңүз дагы, биринчи 27 сап көз алдыңызда калат.

Аймактарды муздатуу үчүн:

• A28 уячасын тандаңыз.
• Негизги менюдан "Көрүү" өтмөгүн тандаңыз.
• Терезе → Аймактарды тоңдурууну тандаңыз.
• Ашылма менюдан "Аймактарды тоңдуруп" тандаңыз.

28-саптын үстүндө кара горизонталдуу сызык пайда болот. Жогорудагы нерселердин баары азыр орнотулган жана сыдырганда төмөнкү сызыктар гана жылат.

Кадам 5. Диаграмманы визуалдык графикке айландыруу үчүн графикти көрсөтүү үчүн ката тилкелерин кошуңуз

Диаграммадагы горизонталдуу ката тилкелери ар бир тапшырманы аткарууга канча убакыт кетээрин көрсөтөт. Аларды аткаруу үчүн:

• Графиканы белгилеңиз.
• Негизги Диаграмма куралдары менюсунан Макет өтмөгүн тандаңыз.
• Жогорку сол бурчтагы ачылуучу тизмеден (сюжеттик аймак) "Убакыт тилкеси" маалымат сериясын тандаңыз.
• Макет өтмөгүндө Ката тилкелери → Өркүндөтүлгөн ката тилкелеринин орнотуулары тандаңыз. Диалог терезеси ачылат.
• Жогорку сол бурчтагы ачылуучу тизмеден диаграмманы форматтоо үчүн X огу ката тилкелерин тандаңыз.
• Горизонталдык тилкелерди өзгөртүү үчүн диалог кутусунда Plus пин үчүн белгини белгилеңиз. Аяктоо стили → Жок.
• "Ката мааниси" тизмесинен "Башталышы" пунктун тандап, "Бааны көрсөтүү" баскычын чыкылдатыңыз. Ачылган “Ката тилкесин конфигурациялоо” жаңы терезесинде “Оң катанын маанисин” көрсөтүңүз. Ал үчүн курсорду тиешелүү талаага коюп, E33тен E74кө чейинки уячалардын диапазонун тандаңыз. OK басыңыз.

Эми боз сызыктар жашыл маркерлерден оңго чейин созулат, алар тигил же бул тапшырмага канча убакыт коротушуңуз керектигин көрсөтөт. Алар түшүнүктүү болушу үчүн форматталышы керек:

• Ката тилкелерин форматтоо терезесинде Сызыктын түсү кошумча барагына өтүңүз. Катуу сызык тандаңыз. Толтурууну боз кыл.
• Linetype кошумча барагында сызыктын туурасын 4 pt чейин көбөйтүңүз.

Диаграммада жакшыраак багыттоо үчүн маркерлерден ылдый ичке вертикалдуу сызыктарды тартыңыз. Бул үчүн, жогорку сол бурчтагы ачылуучу тизмеден "Y огу боюнча ката тилкелерин" тандаңыз. Диалог терезеси вертикалдуу ката тилкелерин көрсөтөт. Минус багытын тандаңыз, Аяктоо стили → Упай жок, Ката суммасы → Салыштырмалуу маани, бул талаага 100% киргизиңиз. Сызыктардын түсүн жана калыңдыгын өзүңүз тандаңыз.

Кадам 6. Диаграммага даярдык маанисин кошуңуз

Аткарылган тапшырманын пайызын көрсөткөн диаграммага бир катар маалыматтарды кошууга убакыт жетти.

Эгерде тапшырма 10 күнгө созулса жана 50% аткарылса, аткарылуучу тилке жарымы толот. Бул жумушка көз салуу чарасы жана дем алыш жана майрам күндөрүн камтыбайт. Диаграммага жаңы маалыматты кошуу үчүн, төмөнкү нускамаларды аткарыңыз.

• Диаграмма аймагын оң баскыч менен чыкылдатып, контексттик менюдан "Маалыматтарды тандоо" тандаңыз.
• "Кошуу" баскычын чыкылдатыңыз, пайда болгон терезеде G30 уячасын тандоо менен "Саптын аталышын" аныктаңыз. X жана Y огу үчүн маалымат диапазону №3 кадамдагыдай.
• Диаграммада кызыл маркерлер пайда болот, алар жашылдарды жашырат.

7-кадам. Жаңы маалымат метрикасын форматтоо

Диаграмма бир эле стилде чагылдырылышы жана маалыматтар бири-бирине дал келбеши үчүн, маркерлерди форматтайбыз:

• Жогорку сол бурчтагы ачылуучу тизмеден "Даяр сапты" тандаңыз. Дароо ачылуучу тизменин астында "Тандалган фрагменттин форматы" баскычы бар. Аны басыңыз, диалог терезеси ачылат.
• Маркердин параметрлерин өзгөртүү. "Кристалл" формасынын түрүн тандап, өлчөмүн 10 pt кылып коюп, маркер үчүн катуу жашыл толтурууну тандаңыз. Диалогду жабыңыз.
• Маркерлерди тандоону алып салбастан, "Макетинг" кошумча барагындагы негизги менюдан "Маалымат энбелгилери" баскычын чыкылдатып, пайда болгон менюдан "Көрсөтүү эмес" пунктун тандаңыз.

Кадам 8. Тапшырмалардын аткарылышынын пайызын көзөмөлдөө үчүн ката тилкелерин кошуңуз

Эми тапшырмалар кайсы этапта экенин бир карап көрүү үчүн жаңы тактайларды кошушуңуз керек.

• Сол жактагы ылдый түшүүчү тизмеден Катар Даярды кайра тандаңыз. Негизги менюдагы "Ката тилкелери" баскычын басыңыз. Ашылма менюдан "Advanced Options" тандаңыз. Диалог терезеси ачылат. Тиешелүү талаага нөлдү киргизүү менен вертикалдык рельефтерди белгиленген мааниге коюңуз.
• X огуна параллелдүү тактайлардын параметрлерине өтүңүз Багыты "Плюс" кылып коюңуз. Аяктоо стили → Почта жок, Ката суммасы → Ыңгайлаштырылган. Оң катанын мааниси диалог кутусунда G33-G47 уячаларынын диапазонун көрсөтүңүз.
• Катуу толтурууну тандап, сызыктардын түсүн жашылга өзгөртүңүз. Саптын туурасын 7 pt кылып коюңуз.

Горизонталдуу жашыл сызыктар тапшырмалардын жарым-жартылай же толук аткарылганын көрсөтөт.

Кадам 9. Учурдагы күндү билдирген вертикалдуу сызыкты кошуңуз

Кызыл сызык кайсы күн экенин көрсөтүп турат жана бүтүндөй долбоордун белгиленген мөөнөткө канчалык туура келерин ачык-айкын көрсөтүп турат.

• Диаграмманын контексттик менюсуна оң баскыч менен чалыңыз. "Маалыматтарды тандоо" тандаңыз.
• "Кошуу" баскычын басыңыз, "Сериянын аты" талаасына "Бүгүн" деген сөздү киргизиңиз. X огу мааниси үчүн C31-C32 жана Y огу мааниси үчүн H31-H32 уячаларынын диапазонун киргизиңиз.

Диаграммада эки жаңы маркер пайда болду. Аларды белгилөө: маалымат энбелгилерин тандап, формула тилкесинде "Бүгүн" деген сөздү жазыңыз. Кол тамганы оң баскыч менен чыкылдатып, контексттик менюдан "Маалымат форматы" пунктун тандаңыз. "Жогору" деген жазуунун ордун коюңуз.

• "Макетинг" өтмөгүндөгү негизги менюга өтүңүз.
• Жогорку сол бурчтагы ачылуучу тизмеден "Бүгүнкү катарды" тандаңыз.
• Бешинчи кадамдагыдай көрсөтмөлөргө ылайык кошумча параметрлери бар ката тилкелерин кошуңуз. Сизге вертикалдык огу боюнча тактай керек, Минус багыты, No Point акыркы стили, салыштырмалуу мааниси 100%.

Сизде азыр учурдагы күндү билдирген вертикалдуу сызык бар. Сызыктын түсүн кызылга өзгөртүңүз, өлчөмүн 3 pt чейин көбөйтүңүз.

Үлгүдө учурдагы дата белгиленген, ошондуктан ал өзгөрбөйт. Бирок жигердүү иштеп жаткан долбоорлор үчүн маалыматтарды жазуунун башка жолу сунушталат. Бул үчүн, = БҮГҮН () формуласын киргизүү менен B2 уячасына датаны коюңуз жана мурда көрсөтүлгөн диапазондун ордуна X огу B2 уячасынын маанисин маалымат тандоо диалогдук терезесинде көрсөтүңүз.

10-кадам. Текст блокторун кошуу

Эми диаграммада легенданын легендасы гана жетишпейт, аны бүткүл команда түшүнө алат.

• Диаграмманы тандап, "Кыстаруу" өтмөгүндөгү негизги менюга өтүңүз. "Кат жазууну" тандаңыз.
• Энбелги аянтын диаграмманын жогорку оң бурчунда жайгаштырыңыз. Чычкандын оң баскычы менен текст кутучасынын чегин тандаңыз, контексттик менюдан "Формат форматы" пунктун тандаңыз. Ачылган терезеде толтуруу түрүн тандаңыз "Солед", түсү боз. Энбелгини форматтоо. Сиз каалаган сандагы блокторду киргизе аласыз.

Эми сиз MS Excel сүйүктүү редактору менен 20-30 мүнөттүн ичинде диаграмма түзө аласыз.