Бардык нерсеге жетишүү үчүн тапшырмаларды кантип туура топтош керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Тапшырмаларыңыздын тизмесин иретке келтирүү менен өндүрүмдүүлүктү жогорулатыңыз.

Көптөгөн милдеттерди аткаруу анчалык деле жакшы эмес экенин көптөн бери баары билет: бул бир нерсеге эффективдүү көңүл бурууга тоскоол болот.

Кеп нерсе, бир тапшырмадан экинчисине өтүү көп убакытты талап кылат - муну Multitasking: Switching чыгымдарынын изилдөөлөрү тастыктайт. Адамдар агымдын абалына киргенде эң натыйжалуу иштешет: башка эч нерсеге алаксыбай, бир ишке толугу менен көңүл бурушат.

Тилекке каршы, агымды кармоо дайыма эле мүмкүн боло бербейт, анткени биз дайыма көңүл буруубузду талап кылган ар кандай нерселердин бир тобуна толуп жатабыз. Бирок, ар кандай иш-аракеттердин ортосунда убакытты жана энергияны текке кетирүүнү азайтууга мүмкүндүк берген бир амал бар. Бул тапшырмаларды топтоо деп аталат.

Бул техниканын маңызы төмөнкүдөй: сиз бир типтеги тапшырмаларды пакеттер деп аталганга бириктиресиз, анан аларды жапырт аткарасыз. Баары оңой.

Топтук тапшырмаларды аткаруу эмне үчүн пайдалуу

Бир нерсени туш келди тартипте жасоо эң оңой: пландоо, приоритеттүүлүк жана башка кызыксыз нерселер менен убара болуунун кереги жок. Сиз бир нерсени эстедиңиз - жана аны жасадыңыз. Анан кийинки тапшырмага өттүк.

Бирок, бул ыкма сиздин көңүл буруу жөндөмүңүз үчүн анча пайдалуу эмес. Psychology Today журналында жарыяланган The True Cost Of Multi-Tasking изилдөөсүнө ылайык, адам бири-бирине байланышпаган тапшырмаларды алмаштырууда 40% га чейин өндүрүмдүүлүгүн жоготот.

Башкача айтканда, адегенде отчет жазып, андан кийин электрондук каттарга жооп берип, анан кагаз документтерди иреттеп, анан кайра отчетко кайтсаңыз, ар бир жолу мурункудай эмес жаңы тапшырмага көңүл топтоп, убакытты текке кетиресиз. Том ДеМарко, «Адам факторлору: Ийгиликтүү долбоорлор жана командалар» китебинин автору, бул «тиштүү механизмдерди алмаштыруу» 15 мүнөткө же андан көп убакытты талап кылышы мүмкүн деп ырастайт.

Топтоштуруу тапшырмалары бир аракеттен экинчисине өтүүнү жеңилдетет. Тапшырмаларыңыз канчалык окшош болсо, бирин бүтүргөндөн кийин кийинкисин аткаруу ошончолук жеңил болот.

Партиялык иштетүүнү кантип колдонуу керек

1. Эмне кылуу тизмесин түзүңүз

Биринчиден, эмне кылууну көздөп жатканыңызды жөнөкөй тизме менен сапка жазыңыз. Сиз муну кагазда жасай аласыз же көптөгөн тапшырмаларды башкаруу колдонмолорун колдоно аласыз. Эң негизгиси баарын оңдоо керек. Күн сайын (же жок дегенде жумасына бир жолу) пландаштыруу үчүн убакыт бөлүү идеалдуу.

2. Тапшырмаларды категорияларга бөлүңүз

Эми тизме даяр болгондон кийин, анын бардык пункттарын категорияларга бөлүңүз. Алар ар кандай болушу мүмкүн - каалаганыңызды тандаңыз. Негизгиси - бул ыңгайлуу жана визуалдык.

Мисалы, "Сүйлөшүүлөр" бөлүмүндө "Электрондук каттарга жооп берүү" же "Кесиптештерге чалуу" жана "Текст" бөлүмүндө "Макала жазуу" жана "Оңдоолорду киргизүү" сыяктуу тапшырмаларды чогултуңуз. Үй жумуштары, жумуш тапшырмалары, дүкөндөр жана башкалар үчүн өзүнчө категорияларды түзүңүз. Мындай иреттелген тизмеде чабыттоо оңой болот.

Дагы бир вариант - тапшырмаларды аткарыла турган жерге жараша пакеттерге чогултуу. Мисалы, бардык сатып алууларды "Супермаркет" жайгашкан жерге, ал эми жумуш тапшырмаларын "Офис" жайгашкан жерге байланыштырыңыз, ж.б.у.с. Ушундай жол менен, эгер сиз дүкөнгө жакын болсоңуз, анда эмне кылуу тизмеңизди карап чыгып, сизге керектүү бардык сатып алууларды дароо көрө аласыз.

3. Убакытты бөгөттөө

Тапшырмаларды партия менен иштетүү убакытты бөгөттөө техникасы менен бирге сонун иштейт. Тизмени категорияларга бөлгөндөн кийин, ар бир категория үчүн күндүн белгилүү бир убактысын бөлүңүз. Жана календарыңызга тиешелүү блокту кошуңуз. Убакыттын бир бөлүгүндө бир категориядагы нерселерди гана жасап, башкаларына көңүл бурбаңыз.

Дагы бир вариант - популярдуу Pomodoro ыкмасын тапшырмаларды топтоо менен байланыштыруу. 25 мүнөт ичинде сиз бир пакеттен үзгүлтүксүз тапшырмалар менен алек болосуз. Андан кийин 5 мүнөт тыныгуу. Андан кийин циклди учурлардын башка тобу менен кайталаңыз.

4. Сиздин эң жогорку өндүрүмдүүлүгүңүздү карап көрүңүз

Күндүз кайсы убакта эң жемиштүү болоорун чечиңиз. Көпчүлүк адамдар бүгүн эртең менен болушат, бирок караңгыда көңүл бурууну жеңилдеткен түнкү үкүлөр да бар. Өндүрүмдүүлүктүн туу чокусун табыңыз жана анын ичиндеги эң жогорку артыкчылыктуу категориялардагы тапшырмаларды аткарууга аракет кылыңыз.

5. Алаксыруучу нерселерди жок кылыңыз

Тапшырмалардын кийинки тобун аткарып баштаганда, кокустан келген эскертме же телефон чалуу сизди тынчсыздандырбагандыгын текшериңиз. Смартфонуңузду текшерүү үчүн атайын убакыт бөлсөңүз болот. Бир категориядагы маселелерди чечип жатканда, калгандары жөнүндө ойлонбоңуз.

Кандай тапшырмаларды топтоого болот

Чынында, жалпысынан, кандайдыр бир. Скотт Янг, жазуучу, программист, ишкер жана партияны иштетүүнүн чоң күйөрманы, бир нече мисалдарды келтирет:

• Электрондук почта. Тим Феррис, “Аптасына 4 саат кантип иштөө керек” китебинин автору, кээде саатына 300 электрондук кат алат. Жана мындай көлөмгө карабастан, аларга күнүнө бир гана жолу жооп берип, атайын ушул үчүн гана убакыт бөлөт.
• Окуу. Ортодо бир нерсени окуу дээрлик пайдасыз, анткени баары бир көп нерсени эстей албайсыз. Маалыматты ойлонуп кабыл алуу сизге ыңгайлуураак экенин өзүңүзгө жакшыраак аныктап, бул убакытты окуу үчүн заказ кылыңыз.
• Телефон чалуулар. Чалуу керек болгон адамдардын аты-жөнүн жана алардын телефон номерлерин бир тизмеге жазыңыз. Андан кийин тизмедеги бардык талапкерлерге дароо телефон чалыңыз. Биринчиден, сиз дагы бир жолу телефондук сүйлөшүүлөргө алаксыбайсыз. Экинчиден, адамдар азыраак бош болгон күндүн убактысын тандап, сиз менен баарлаша аласыз.
• Эс алуу жана көңүл ачуу. Бардык көңүл ачууну - тасмаларды, компьютердик оюндарды, сейилдөөлөрдү - күндүн аягына чейин өткөрүңүз. Бул жумушту мүмкүн болушунча тезирээк бүтүрүүгө түрткү берет жана бүгүнкү күндө баары кайра жасалганын билип, эс алуу оңой болот.
• Шопинг сапарлары. Үйдөн чыгар алдында бардык тапшырмаларды, сатып алууларды жана тапшырмаларды үймөктөп чогултуп, аларды бир жолу бүтүрүңүз. Мисалы, бир эле учурда супермаркетке, почта бөлүмүнө жана химиялык тазалоого бара аласыз. Убакытты гана эмес, бензинди да үнөмдөңүз.
• Социалдык тармактардагы кат алышуулар. Интернетте баарлашуу үчүн кечинде бир саат бөлүңүз. Ал эми калган убакта, социалдык медиа кардар эскертмелерин өчүрүп коюңуз.
• тамак даярдоо. Мүмкүн, сизде күн сайын бир нерсе бышырганга убакыт жетишсиз. Бактыга жараша, цивилизация бизге микротолкундуу меш сыяктуу агрегатты тартуулады. Кийинки жумага тамак-аш даярдоо үчүн 1-2 күн бөлүп, андан кийин гана ысытып коюңуз.
• Ремонт. Акыры чогулуп, үйдүн айланасында көптөн бери күткөн майда жумуштарды аткарыңыз. Күйүп кеткен лампаларды алмаштырыңыз, эшиктин туткасын жана тамчылатуучу кранды оңдоңуз.
• Рефлексиялар. Дайыма ойлонуп, бир нерсени пландап, кандайдыр бир көйгөйлөрдү чечкенге аракет кылып, бирок эч нерсе сиз үчүн болбой калдыбы? Скотт Янг, ал тургай, катуу аныкталган убакта эмне кылууну ойлонуу сыяктуу нерсени кеңеш берет. Аптасына 2-3 сааттан кийин эмне кыла турганыңызды жана кандай максаттарга жетүүнү каалай турганыңызды пландаштырууну адат кылыңыз.

Ооба, жана бул үчүн, милдеттерди топтоо да милдет болуп саналат. Андыктан тизмеңиздеги нерселерди эртеңкиге таратуу үчүн атайын убакытты, эң жакшысы кечинде бөлүңүз.