Inbox Zero методу миңдеген окула элек каттарды чечүүнүн эң жакшы жолу

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Кирүүчү кутуңузду бош кармоо оңой. Бул сизге жемиштүү болууга жана маанилүү кабарларды эч качан өткөрүп жиберүүгө жардам берет.

Кирүүчү кутуңузда тынымсыз илинип турган окула элек каттардын бир тобу кимди болбосун дүрбөлөңгө салат. Эгер сиз кат алышуу аркылуу баарлашкан көптөгөн бизнес-өнөктөштөрүңүз жана кесиптештериңиз болсо, сиз жөн гана электрондук почтаңыздын келген кутусун таза жана тыкан кармашыңыз керек.

JotForm CEO Айтекин Танк - Inbox Zero деп аталган электрондук почтаны уюштуруунун кызыктуу жолу. Аты айтып тургандай, бул ыкма жөн гана кутучаңызды бош калтыруу.

Жалпысынан алганда, Tank жаңы эч нерсе ойлоп тапкан жок. Inbox Zero көп убакыт мурун жазуучу жана блогер Мерлин Манн тарабынан түзүлгөн жана бул далилденген жана белгилүү ыкма. Документтер менен иштөөнүн болжол менен ушундай эле ыкмасын Дэвид Аллен өзүнүн “Кандай тартипке салуу керек” деген китебинде сүрөттөгөн. Tank аны жөн гана Gmail веб интерфейсине ылайыкташтырды.

Aytekin Tank ишкери, JotFormдун негиздөөчүсү жана башкы директору

Мен күн сайын жүздөгөн электрондук каттарды алып, жөнөтөм. Бирок, акырында, менин почта ящигим дайыма бош. Менде кат алышуу үчүн катчы жок. Мен Inbox Zero деген принципти карманам. Бул кыйын эмес.

Tank Inbox Zero ыкмасынын артыкчылыктарын тизмелейт:

• Кирүүчү куту бош болсо, маанилүү билдирүүнү өткөрүп жибербейсиз.
• Сиз өзүңүздүн даректериңизди көп күттүрбөйсүз, анткени алардын каттарына дароо жооп бере аласыз.
• Жүздөгөн жана миңдеген окула элек каттар почта ящигиңизге топтолбойт.
• Сиз чындап маанилүү тапшырмаларды аткарууга көбүрөөк убакытты үнөмдөп, электрондук почта менен алектенүүгө бир нече саат коротпойсуз.

Мен көптөгөн адамдарды билем, алар бир дагы катын өчүрбөй, баарын кылдаттык менен сакташат. Натыйжада, алардын почта кутусу Twitter каналына окшош боло баштады. Бул ыңгайлуу эмес. Сиз дайыма электрондук каттарда адашып каласыз.

Айтекин танкы

Сиз Gmail колдонуп жатасыз дейли, бирок бул ыкманы каалаган ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) же электрондук почта кардары (Outlook, Thunderbird же Sylpheed) үчүн ылайыкташтырса болот. Келгиле, окула элек билдирүүлөрдүн депозиттерин карап чыгып, баштайлы.

1. Почта ящигиңизди бошотуңуз

Ошентип, Inbox Zero ыкмасы менен сиз чечкиндүү иш-аракет кылышыңыз керек. "Кирген кутусун" ачыңыз, ал жерде топтолгон бардык тамгаларды тандап, алардын баарын бир убакта архивдеңиз. Кээ бирөөлөргө бул жиндиликтей сезилет, бирок Танк ушуну жасоону сунуштайт.

Сиз бош почта кутусунан башташыңыз керек. Кирүүчү кутуңузда он миңдеген каттарыңыз болсо, бул колдонмо сизге жардам бербейт. Андыктан баарын архивдеп, таза барактан башта.

Айтекин танкы

2. Электрондук каттарды хронологиялык тартипте иштетиңиз

Бул дени сак адатты өнүктүрүү үчүн, белгилүү бир тартип керек. Электрондук каттарды иштетип жатканыңызда, эң эски билдирүүдөн баштап, эң жаңысына чейин иштеңиз. Ушундай жол менен сиз хронологиялык тартипти сактап, адашпайсыз.

Gmail'де электрондук каттарды башкарууга жардам бере турган эки функция бар:

Авто которууну күйгүзүңүз. Бул үчүн, "Орнотуулар" → "Жалпы" ачыңыз, "Авто которуу" пунктун таап, аны иштетиңиз. Эми, электрондук катка жооп берип же архивдеп жатканда, Gmail сизди келген кутусуна кайтарбайт, бирок кийинки электрондук катты көрсөтөт. Ушундай жол менен сиз каттарды кабыл алынган тартипте, эч кандай алаксыбай, бир-бирден иштете аласыз.

Андан кийин, эгер сизде жок болсо, "Жөнөтүү жана архивдөө" баскычын иштетиңиз. "Орнотуулар" → "Жалпы" ачыңыз жана "Жоопто" жөнөтүү жана архивдөө пунктун издеңиз "Кнопканы көрсөтүү". Бул убакытты үнөмдөйт. Кантсе да, эгер сиз катка жооп берген болсоңуз, аны Кирүүчү кутуга сактоонун кереги жок, туурабы? Жөнөтүү баскычын чыкылдатыңыз жана электрондук почта автоматтык түрдө архивделет.

Жана дагы бир маанилүү нерсе:

Электрондук почтаны чат катары колдонбоңуз. Дайыма цитаталанган каттардан узун жооп чынжырчаларын чыгаруудан өткөн жаман эч нерсе жок. Сүйлөшүү керек болсо, мессенджерди, Slack чатты колдонуңуз же телефон аркылуу байланышыңыз. E-mail бул үчүн ылайыктуу эмес.

Айтекин танкы

3. Жооп берди - архив

Inbox Zero ыкмасынын негизги эрежеси - сиздин почтаңыз почтаңызды сактай турган жер эмес. Кирүүчү кутудагы бардык каттар дароо иштетилиши керек. Аларды бир-бирден окуп чыгыңыз жана эгер билдирүү жоопту талап кылса, жооп бериңиз жана архивдеңиз, же билдирүү жоопту талап кылбаса, жөн эле архивдеңиз.

Электрондук катка дароо жооп бере албасаңыз, анда эки вариант бар:

• Аны уюштуруучу колдонмоңузга сактаңыз. Бул Evernote, OneNote же кандайдыр бир тапшырма менеджери болушу мүмкүн. Программа жоопуңузду керектүү убакта жазууну эскертип тургандай күндү белгилеңиз.
• Эгер сиз дароо жооп жаза алсаңыз, бирок дарек ээси аны бир аздан кийин алышы керек болсо, Gmail'деги кечиктирилген жеткирүү функциясын колдонуңуз. Outlook, Thunderbird жана башка кардарлар да ушундай кыла алышат.

4. Жөн эле кыл

Баары улуу жана күчтүү Дэвид Аллендин осуяттары боюнча. Эгер электрондук почта бир нече мүнөткө созула турган иш-аракетти талап кылса, аны азыр эле жасаңыз. Катты эмне кылуу тизмеңизге көчүрбөңүз. Аны почтаңызга калтырбаңыз.

Эгер төлөм керек болсо, азыр эле төлөңүз. Эгер кесиптешиңизге пикир жөнөтүшүңүз керек болсо, аны дароо жөнөтүңүз. Эгер иш бир-эки мүнөткө созулса, аны кийинкиге калтыруунун кереги жок.

Айтекин танкы

5. Жарлыктарды колдонуңуз

Баскычтоптун жарлыктары электрондук почтаны иштетүүгө кеткен убакытты бир топ кыскартат. Алардын жардамы менен чычкан курсорун алдыга жана артка жылдыруунун кереги жок. Tank үч ысык баскычты эстеп, колдонууну сунуштайт:

• E баскычы билдирүүнү тез архивдеп алууга мүмкүндүк берет. Окуп, Е басып, архивдеп койдук. Баары оңой.
• R баскычы жоопту тез жазуу үчүн колдонулат. Катка жооп беришиңиз керек болсо, аны басыңыз, жоопту киргизиңиз, Enter баскычын басыңыз.
• F баскычы башка алуучуларга каттарды алды.

Менимче, сизге башка ысык баскычтардын кереги жок. Gmail'де мен үч гана баскычтопту колдоном. Калган бардык нерсе үчүн чычкан бар. Бирок бул ысык баскычтар сизге эң кеңири таралган үч электрондук почта аракетин тез аткарууга мүмкүндүк берет, андыктан алар сизге көп убакытты үнөмдөйт.

Айтекин танкы

6. Чыпкаларды орнотуңуз

Электрондук почта чыпкалары - бул сиз үчүн көп иштерди аткарган укмуштуудай ыңгайлуу курал. Сиз аларды бир жолу конфигурациялашыңыз керек, алар сизге көп убакытты үнөмдөйт.

Эгерде сиз өзүңүздүн Кирүүчү кутучаңыздан дайыма маанилүү эмес каттарды (Интернет кызматтары жөнүндө эскертмелер, автоматтык түрдө жөнөтүүлөр ж.

7. Кирүүчү куту бош - почтаны жабуу

Жумушуңузга көңүл бурууга аракет кылып жатканыңызда, сиз дайыма электрондук почта менен алаксыбашыңыз керек. Келгиле, эрежени карманалы: Кирүүчү куту бош болгондо, Gmail өтмөктү же электрондук почта кардарыңызды жаап, кийинки бир нече саатка почтаны унутуңуз. Жөн эле алек бол.

Бардык кирүүчү электрондук почта эскертмелерин өчүрүңүз. Алар абдан алаксытат.

Сиз почтаңызды бир нече сааттан кийин кайра ачып, ал жерде топтолгон билдирүүлөрдү иштетип, анан кайра жумушка кире аласыз. Inbox Zero ыкмасынын максаты - келген каттарга алаксыбоого мажбурлоо. Сиз эмес, почта ящикти башкаруу керек.

Айтекин танкы

Эгерде сиз Inbox Zero техникасын сынап көргөн болсоңуз жана сизге эмне бар экенин айтууга даяр болсоңуз же жакшыраак ыкманы сунуштагыңыз келсе, комментарийге жазыңыз.