Жыйналыштарды натыйжалуу кылуу үчүн аларды кантип пландаштыруу керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Убактыңды текке кетирбе.

Сиз жолугушууларды жактырбашыңыз мүмкүн, бирок сиз аларды дагы эле өткөрүшүңүз керек. Бул кандайдыр бир компаниянын иш процессинин маанилүү бөлүгү. Жолугушууларды пайдалуураак жана тезирээк кылуунун бир жолу - аларды кылдаттык менен пландаштыруу. Экономика илимдеринин доктору Ольга Демьянованын «Тез жана эффективдуу жолугушуулар. Даярдоодон каалаган натыйжага чейин."

"Alpina PRO" басма үйүнүн уруксаты менен Lifehacker экинчи бөлүмдөн үзүндү жарыялайт.

Жолугушуулардын өзү эле көйгөй эмес. Алар атүгүл зарыл жана бийликтин башкаруучулук атрибуту болуп саналат. Узакка созулган пайдасыз жана натыйжасыз чогулуштардан арылуу керек.

Жолугушуулардын эң кеңири таралган түрлөрү:

• жума сайын;
• стратегиялык;
• жумушчулар;
• отчеттуулук;
• жолугушууларды пландаштыруу;
• мээ чабуулу;
• бизнес сүйлөшүүлөр жана жолугушуулар;
• брифингдер.

Бул түрлөрдүн бардыгын төрт негизги топко топтоого болот:

1. узактыгы боюнча: тез (30 мүнөткө чейин) жана узакка созулган (бир сааттан ашык);
2. катышуучулардын саны боюнча: 10 адамга чейин же андан көп;
3. максаты боюнча: жумушчу, саясий жана маалыматтык;
4. убакыт боюнча: пландаштырылган жана пландан тышкары.

Жолугушууну пландаштыруу Талап кылынган атрибуттар

Эмнени пландаштыруу керек:

• максаттар;
• күн тартиби;
• чакырылгандардын тизмеси;
• график;
• маалыматтык материалдар;
• протоколдун сакталышы үчүн жооптуу;
• сүйлөөгө убакыт чектөө.

Биринчи кезекте лидер чогулуштун максаттарын ойлонушу керек. Бул күн тартиби жана катышуучулардын тизмеси, убактысы жана эрежелери үчүн баштапкы чекит болуп саналат.

Жолугушуулардын негизги максаттары:

1. Жаңы маалымат - маалыматтык жолугушуу үчүн:

• маанилүү жаңылыктар жана саясаттагы өзгөрүүлөр;
• пландарды жана стратегияларды талкуулоо;
• кыска мөөнөттүү болжолдоо;
• жаңы өнүмдөрдү жана ыкмаларды көрсөтүү;
• бюджетти талкуулоо;
• кадр маселелери.

2. Иш-чараларга мониторинг жүргүзүү жана оперативдүү чечимдерди кабыл алуу - кезектеги жыйындар үчүн:

• негизги тобокелдиктер жана кыйынчылыктар;
• прогрессти баалоо үчүн параметрлер;
• негизги процесстерге жана зарыл өзгөрүүлөргө баа берүү;
• эмне болуп жатканын талкуулоо: эмне жакшы болуп жатат, эмнени жакшыртуу керек;
• негизги сабактар жана иш-аракеттердин натыйжалары;
• аракеттерди координациялоо;
• коммуникациялар.

3. Мотивация – чыгармачылык жолугушуулар, жаңы ыкмаларды өнүктүрүү жана команданы түзүү:

• иш-аракет үчүн мотивация;
• жамааттык чечим кабыл алуу;
• жеке жана коллективдуу ийгиликтерди урматтоо.

Ошентип, максат жолугушуунун түрүнө жана аны уюштуруунун моделине таасир этет. Мисалы, брифинг сессиялары катышуучулардын саны жана убакыттын узактыгы боюнча айырмаланат. Кадимкилер пландуу мүнөзгө ээ, алар өз убагында ылдамыраак жана катышуучулардын саны чектелүү. Чыгармачылык жолугушуулар өзгөчө даярдыкты талап кылат: эмеректерди уюштуруу (көбүнчө өзүнчө столдор), чай, кофе жана расмий эмес шарттарды уюштуруу; дресс-кодду сактоону талап кылбайт.

Рейтингдик жолугушуу суроолору үчүн Эйзенхауэр матрицасы

Бул жолугушуу маанилүү чечимдерди кабыл алуу жана көйгөйлөрдү чечүү үчүн аянтча экенин эстен чыгарбоо керек. Эйзенхауэр матрицасы бардык көйгөйлөр жана суроолор чогултулган талаа болуп саналат. Алар маанилүүлүгү жана актуалдуулугу боюнча орун алган.

	Срочно	шашпа
Маанилүү	А	В
Маанилүү эмес	C	Д

А аянты: маанилүү жана шашылыш маселелер

Маанилүү жана шашылыш маселелердин аянты бош же кичине болушу керек. Бул сиз белгиленген мөөнөткө жеткениңизди көрсөтөт. Мындай учурлар көп болсо, бул уюшкан эместиктин белгиси. Квадратталышы мүмкүн болгон учурлардын мисалдары:

• Сиздин функционалдык милдеттериңизге түздөн-түз байланыштуу жана сиздин аткарууңузга таасир этүүчү учурлар;
• аткарбагандыгы көйгөйлөрдү жаратышы мүмкүн болгон учурлар;
• командадагы ден соолук жана психологиялык климатка байланыштуу маселелер;
• команданын коопсуздугуна таасир этүүчү маселелер;
• натыйжалары макулдашылышы же сиздин жетекчиликке сунушталышы керек болгон учурлар.

Square B: маанилүү, бирок шашылыш эмес маселелер

Тапшырмалардын же маселелердин шашылыш эместиги жана алар качан аткарылышы керектиги так болбосо, мөөнөттү аткаруучу өзү дайындайт. Бул чарчы ишканадагы сиздин ишиңизге тиешелүү нерселердин бардыгын, сиз үзгүлтүксүз аткарып жаткан нерселерди камтыйт жана, эреже катары, алардын аткарылышы ишканадагы жалпы графикке (мисалы, жыйынтыктоочу планды даярдоо) байланыштуу. отчеттуулук). Белгилүү бир убакытты талап кылган изилдөө тапшырмалары да ушундай учурларга таандык кылынышы мүмкүн, бирок эмгекке кеткен чыгымдын көлөмү аяктаганга чейин белгисиз. Биринчи жана экинчи аянтчалардын милдеттери такай көзөмөлгө алынууга тийиш, ошондуктан аларды чогулуштардын күн тартибине киргизүү максатка ылайыктуу.

Square C: шашылыш, бирок маанилүү эмес бизнес

Булар алаксытуу. Көбүнчө алар маанилүү иштерге көңүл бурууга тоскоолдук кылып, эффективдүүлүктү төмөндөтүшөт. Ар дайым максаттарыңызды эстеп, маанилүү менен экинчи даражадагыны айырмалоону үйрөнүңүз.

Бул аянтка кирүүгө арзырлык:

• тараптан бирөө таңуулаган жолугушуулар же сүйлөшүүлөр;
• кол алдындагылар чече ала турган маселелерди талкуулоо;
• бизнес эмес маселелерди талкуулоо;
• абстракттуу темаларды талкуулоо.

Square D: шашылыш эмес жана маанилүү эмес маселелер

Бул категориядагы учурлар сизди долбоорлордо алдыга жылдырбайт, бирок алар сизди алардын үстүндө иштөөдөн алаксытат.

• эч кандай пайда алып келбейт;
• алар менен такыр күрөшпөө пайдалуу;
• Убакыт жегичтер.

Ар бир максат үчүн лидер төмөнкү суроолорду берет:

• Каралып жаткан маселе боюнча кимдин маалыматы жана билими бар?
• Бул маселе кимдердин кызыкчылыгын көздөйт?
• Чечим кимден көз каранды?
• Талкуула турган маалыматты ким билиши керек?
• Кабыл алынган чечимдерди ким аткарат?

Долбоордун жолугушууларын пландаштырууда 99/50/1 методологиясын колдоно аласыз.

Лидер долбоордун үч маанилүү пунктунда жолугушууларды уюштурат:

• башталышында - бардык катышуучуларды долбоордун темпине батырып, топту түзүү үчүн;
• аралык этапта - аткарылган иштин жыйынтыктарын жана зарыл болгон учурда андан аркы оңдоолорду талкуулоо;
• мара сызыгында, жалпы көлөмдүн 1% аткарылышы калганда - алдын ала жыйынтыктоо үчүн.

Бул убакыт жолугушуулардагы убактыңызды жакшыраак пайдаланууга жардам берет.

Күн тартиби

Күн тартиби - бул жыйында чечиле турган милдеттердин планы. Ар бир сөздүн убактысын так аныктоо, талкуулоо үчүн өзүнчө убакыт бөлүү жана бардык катышуучулардын пикирлерин билдирүү зарыл.

Жолугушуунун убактысын пландаштырып жатканда, төмөнкүлөрдү эске алуу маанилүү:

• күн тартибиндеги маселенин маанилүүлүгү;
• ар бир аткаруу үчүн мөөнөт;
• зарыл болсо, тыныгуулар;
• Кошумча маанилүү маалымат үчүн убакыттын 20%.

Күн тартиби жыйналыштын бардык катышуучуларына жөнөтүлөт.

Сөздөрдүн убактысын жана өзгөчөлүктөрүн белгилөө менен күн тартиби

1. Келишимдерди тузуу боюнча иштин жыйынтыгы. I. Ивановдун доклады (15 минута).
2. Жүктөрдү ташуудагы көйгөйлөр. И Петровдун доклады (15 минута).
3. Долбоордук иштердин жыйынтыгы жана пландары. Т Сидоровдун доклады (20 минута).

11:00дө башталат.

12:15те аяктайт.

Сиз тез жана натыйжалуу жолугушууларды өткөрүү үчүн өзүңүздү машыктырыңыз!

Сиздин убакыт көрсөтмөлөрүңүз:

Маанилүү жана шашылыш	12 мүнөт
Маанилүү жана шашылыш эмес	24-36 мүнөт Шашылыш жана маанилүү: 12 мүнөт - Парето принциби бул жерде иштейт: убакыттын 20% натыйжанын 80% түзөт, орточо жолугушуу бир саат (60 мүнөт), эң жемиштүү убакыт - 12 мүнөт (60 мүнөттүн 20%). Маанилүү жана шашылыш эмес: адатта пландаштырылган. Мындай жолугушуулар үчүн натыйжалуу убакыт 24-36 мүнөт. Бул жерде 60/40 ыкмасы иштейт, ага ылайык, күндүн планын түзүүдө убакыттын 40% бош калтырылышы керек, 60% пландаштырылган ишке, анын ичинде 20% "болжолдонбогон" жана 20% өзүнөн-өзү пайда болгон же коштоп жүргөндөр үчүн. Жолугушуунун орточо убактысы бир саат (60 мүнөт) болгондо, пландаштырылган маанилүү, бирок шашылыш эмес маселелерге убакыт 24–36 мүнөттү түзөт (60 мүнөттүн 40–60%).
Маанисиз жана шашылыш	Телефон жана башка байланыш каражаттары аркылуу тапшыруу жана контролдоо, контролдоо үчүн үч мүнөттөн ашык эмес.
Маанисиз жана шашылыш эмес	Жетекчилик тарабынан өкүлчүлүк жана контролдоо, ар бир делегация үчүн бир мүнөттөн ашык эмес.

Чакырылгандардын тизмеси

Ыкчам жолугушууларга катышуучулардын оптималдуу саны 5-7 адам. 8ден 12ге чейин адам, эгерде чогулуштун жетекчиси фасилитатордук жөндөмгө ээ болсо, кабыл алынат.

Идеяларды түзүү, максаттарды коюу жана учуу үчүн идеалдуу курамы 15 адамдан ашпайт.

Google'да айтылбаган эреже бар - катышуучулардын максималдуу саны 10дон ашпайт.

Амазонканын эки пицца эрежеси бар: жолугушууда эки пицца жей тургандай көп адам болушу керек.

8-18-1800 эрежеси бар:

• 8 адамдан ашык эмес - иш маселелерин чечүү;
• 18ден ашык эмес - мээ чабуулу, жамааттык маселелерди чечүү;
• 1800 адамга чейин - маалымат жана баарлашуу мүмкүнчүлүгү.

Bain and Company компаниясынын изилдөөсү боюнча, чечим кабыл алуу топторунда ар бир катышуучудан жетиден ашык кишини кошуу эффективдүүлүктү 10% га төмөндөтөт.

Жыйындарга түздөн-түз жооптуу адамдар катышууга милдеттүү.

Apple ар бир жолугушуунун жанында жооптуу адамдын атын тизмелейт. Ошентип, ар бир кызматкер берилген тапшырманын алкагында жоопкерчиликтин так аймагы бар.

Эгерде сиз тез-тез жолугушууларды уюштурсаңыз, анда бул китеп сөзсүз түрдө пайдалуу болот: Ольга Демьянова мындай жолугушуулардын бардык катышуучуларынын натыйжалуулугун жогорулатууга жардам бере турган изилдөөнүн 16 ыкмасын жана төрт куралын сунуштайт.