GTD системасын жашоодо кантип натыйжалуу колдонуу керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Этап-этабы менен план, анын артынан сиз бул өндүрүмдүүлүк техникасын жашооңузга оңой киргизип, артыкчылыктарды белгилеп, маанилүү нерселерге дайыма убакыт таба аласыз.

Бул материал макаланын уландысы болуп саналат "". Биринчиден, аны менен таанышып чыгуу керек, анткени колдонулган түшүнүктөрдүн көбү ошол жерде майда-чүйдөсүнө чейин түшүндүрүлгөн.

Бул макалада GTDди реалдуу жашоодо кантип колдонуу керектиги боюнча этап-этабы менен көрсөтмө. Жазууда мен төмөнкү принциптерди кармандым:

• Ар тараптуулугу. Бул жерде сүрөттөлгөн идеялар универсалдуу болуп саналат жана алардын жардамы менен ар бир адам өздөрү үчүн GTD системасын түзүшөт, ал так алар көнүп калган кызматтар менен иштей алат.
• Жөнөкөйлүк. Система интуитивдик түрдө колдонууга оңой болушу керек. Минималдуу убакыт жана энергия маалыматты киргизүүгө жана иштетүүгө, ошондой эле кийинки кадамдарды пландаштырууга жумшалышы керек. Ошондо гана система узак мөөнөттүү жана узак тыныгуулардан кийин да иштей баштайт: мисалы, бир айга каникулга чыксаң, кайра келгенден кийин бизнести башкарууга болгон мамилеңди калыбына келтире аласың.
• Ишенимдүүлүк. Эң негизгиси, өзүңүздүн системаңызга ишениңиз, тактап айтканда, сиз пландаштырылган эч нерсени унутпашыңыз керек, анткени сиз керектүү убакта эскертүүнү көрөсүз.
• Маанилүү нерсеге көңүл топтоо. Система учурда эмне кылып жатканыңызга жана узак мөөнөттүү келечекте маанилүү болгон нерселерге көңүл бурууга жардам бериши керек.
• Ырахат. Ишти жана тапшырманы башкаруу системасы сизге ырахат алып келиши керек. Мисалы, жумуштан оор күндөн кийин диванга жатып телефонуңузду колуңузга алып, тизмеден аткарылган тапшырмаларды кесип өтүп, андан чыныгы ырахат аласыз. Айрыкча, ал дагы эле өндүрүмдүүлүк графигиңиздин өсүшү менен визуализацияланганда.

GTD системасынын 5 негизги этаптары

1-этап. Маалымат чогултуу

Абсолюттук бардык учурларды, ал тургай эң кичинесин да чогултуу керек, ошондо биздин аң-сезимибиз таза болуп, мүмкүн болушунча жемиштүү иш алып барабыз.

Ошон үчүн стандарттуу аткарылчу иштердин тизмеси иштебейт, анткени көпчүлүк адамдар көбүнчө эң маанилүү нерселерди гана жазышат, ал эми жүздөгөн анча маанилүү эмес тапшырмалар такыр эске алынбайт. Бирок так ушундай кичинекей тапшырмалар өздөрүн дайыма эскертип, мээнин ресурстарынын олуттуу бөлүгүн колдонуп, чарчоо жана стресске алып келген кошумча тажрыйбаларды жаратат.

GTD тутумунун маанилүү принциптеринин бири - бардык тапшырмаларды башыңыздан толугу менен түшүрүү жана аларды керектүү учурда маанилүү нерселерди эстеп калууга жардам бере турган ишенимдүү системага салуу.

Кирүүчү маалыматты чогултуу үчүн себеттердин минималдуу саны болушу керек экенин да эске алуу керек. Идеалында, бир. Андан кийин аны башкаруу оңой болот.

2-этап. Маалыматты иштетүү

Бул этапта биз Кирүүчү кутубуздагы маалыматты иштетебиз.

Бул этапта кантип уланта алабыз деген үч вариант бар:

• Тапшырманы аяктоо үчүн кийинки кадамды жана мөөнөтүн көрсөтүү менен "Аракет" деп белгилеңиз. Тапшырманы качан бүтүрүү керек экенин так түшүнө элек болсоңуз, акыркы мөөнөттү көрсөтүүнү өткөрүп жиберсеңиз болот.
• Эгер аны менен эч нерсе кылуунун кереги жок болсо, маалыматты "Каталогго" жылдырыңыз, бирок ал келечекте пайдалуу болушу мүмкүн.
• Маалыматты "Таштанды" экенин аныктап өчүрүңүз: башкача айтканда, аны менен эч нерсе кылуунун кереги жок жана келечекте ал пайдалуу болбойт.

3-этап. Иш-чараларды уюштуруу

Бардык иш-аракеттер кийинки воронка аркылуу өтөт.

Чыпка 1 - "Кыруу"

Өзүңүзгө суроо бериңиз: мен бул аракетти чындап жасашым керекпи? Эгер шектенсеңиз, аны жок кылыңыз.

Чыпка 2 - "Делегация"

Өзүңүзгө суроо бериңиз: эгер муну жасоо керек болсо, анда мен муну жеке өзүм жасашым керекпи? Болбосо, биз өткөрүп беребиз жана жооптуу адамды, акыркы жыйынтыкты, контролдун аралык этаптарын (түйүн пункттары) жана мөөнөтүн көрсөтөбүз.

Эгер аракет сиз тарабынан аткарыла турган болсо, кийинки чыпкага өтүңүз.

Чыпка 3 - "Аракет"

Өзүңүзгө суроо бериңиз: бул аракет 2-5 мүнөттөн ашык убакытты талап кылабы? Болбосо, азыр кыл жана башыңды бошот. Ооба болсо, катталыңыз.

Системадагы аракеттер төмөнкүдөй түрлөрү болушу мүмкүн.

"Төмөнкү иш-аракеттер" - бир иш-аракеттен турган жөнөкөй тапшырмалар (чалуу, жазуу, баруу ж.б.у.с.). Мисалы, "Дөңгөлөктөгү кышкы дөңгөлөктөрдү алмаштыруу" акциясы төмөнкү жөнөкөй аракеттерден турат: автосервиске чалыңыз жана жазылыңыз, календарда убакытты пландаштырыңыз жана керектүү убакта автосервиске барыңыз.

Мындай иш-аракеттерди жерге жана шарттарга ылайык тизмелерге чогултуу ыңгайлуу (контексттик тизмелер). Бул дүкөндө болгонуңузда сатып алышыңыз керек болгон нерселердин бардыгын тизмелей турган Дүкөндө тизмеси же сүйүктүү креслоңузда жумуштан кийин кечинде кыла турган нерселерди жана тапшырмаларды кошо турган "Креслодо" тизмеси болушу мүмкүн.. Же "шефтин суроолорунун" тизмеси, анда сиз жетекчиңизге болгон бардык суроолорду жазып, анан баарын бир заматта чече аласыз.

Мен адатта мындай аракеттердин баарын "Google Календарда" (жолугушуулар жана окуялар) же Todoist булут кызматында жаздырам, ал жерде тапшырмаларды уюштуруу ыңгайлуу.

"Долбоорлор" - аткаруу үчүн бирден ашык кадамды талап кылган тапшырмалар. Долбоорду ишке ашыруу үчүн, аны ишке ашыруунун алгачкы кадамдарын сүрөттөп, аны ишенимдүү тутумга эстетип коюу керек. Натыйжада, долбоор жөнөкөй иш-аракеттердин чынжырына айланат, алардын ар бири кийинки беш мүнөттө аткарылып, натыйжасын ала алат.

Мен Trello карталарына долбоорлорду жарыялайм. Карта төмөнкү долбоорлорду жайгаштыра турган идеалдуу контейнер болуп саналат:

• долбоордун сүрөттөлүшү жана максаты;
• долбоор жөнүндө башка документтерге шилтемелер;
• жооптуу адамдардын аты-жөнү;
• мөөнөтү;
• төмөнкү кадамдар менен текшерүү тизмелери;
• долбоор боюнча комментарийлер;
• керектүү файлдар жана башкалар.

Кечиктирилген аракеттер … Эгерде биз кийинки иш-аракеттерди кошумча окуяларсыз же маалыматсыз пландаштыра албасак (мисалы, биз досубуздун унаа кызматынын телефон номерин жөнөтүшүн күтүп жатабыз, бул жерде дөңгөлөктөрдү пайдалуу түрдө алмаштырууга болот), биз мындай аракеттерди "Кийинкиге калтырылган" "тизмеси. Кошумча, сиз бир нерсени текшерүү үчүн эстеткич орното аласыз.

Мындай иштердин тизмелери контексттик тизмелер катары да түзүлүшү мүмкүн. Мисалы, жардамчыңызга тапшырган тапшырмалардын тизмесин түзүңүз.

"Бир күнү" тизмеси азыр жигердүү аракетти талап кылбаган, бирок келечекте биз аткаргыбыз келген милдеттерди камтыйт.

Бул болушу мүмкүн:

• сиз сатып алууну каалаган китептер, видео тренингдер жана курстар;
• өздөштүрүп алууну каалаган пайдалуу көндүмдөр;
• сиз зыярат кылууну каалаган жерлер;
• сиз сатып алууну каалаган нерселер.

Сиз мезгил-мезгили менен бул тизмени карап, жазып алып, аларды өзүңүз иштей турган максаттарга айландырышыңыз керек.

4-этап. Үзгүлтүксүз кароо

Системанын иштеши үчүн актуалдуу болбой калгандарын жок кылуу үчүн негизги милдеттерди жана долбоорлорду үзгүлтүксүз карап чыгып, жаңыларын артыкчылыктары боюнча иргеп, ишке жөнөтүү зарыл.

Бул карап чыгууну үзгүлтүксүз жүргүзүү үчүн, бул кеңештерди аткарыңыз:

• Карап чыгуу үчүн графикте 30-60 мүнөт калтырыңыз (башында жумасына бир жолу жетиштүү болот).
• Текшерүү тизмесин түзүңүз же мындай кароонун планын түзүңүз, ырааттуулук кайда жазылган, эмнеден кийин эмне келет. Бул план өтө татаал болбошу керек жана карап чыгуу сизге көп убакытты талап кылбашы керек, болбосо сиз аны дайыма аткарбай каласыз.

Төмөндө менин жумалык карап чыгуу тизмемдин мисалы келтирилген. Мен аны мен карап жаткан кызматтарды/документтерди чагылдырган аракеттердин ырааттуулугу менен алдамчылык барагынын форматында жасадым. Сиз аны кадимки тизме менен иретке келтирип же сизге ыңгайлуу болгон эркин диаграмманы тартсаңыз болот.

Бул текшерүү тизмелеринин төртүн айына басып чыгарыңыз. Апталык кароо учурунда алардын бирин колго алып, тизмеден бүткөн пункттарды кесип өтүңүз. Бул жөнөкөй көнүгүү сизге бул сын-пикирлерди аткарууга түрткү берет.

5-этап. Иш-аракеттер

Аптанын планы түзүлгөндөн кийин иш-аракет кылуу керек. Тапшырмаларды аткаруунун ордуна, аларды уюштурууга өтө көп убакыт коротконуңузда, эң чоң GTD башталгыч каталарынан качыңыз.

Бул жерде иш-аракеттериңизди натыйжалуураак кылуу үчүн кээ бир кеңештер бар.

1. Апталык пландын негизинде күндүн планын түзүңүз. Күнүңүздү блокторго бөлүңүз, маанилүү тапшырмалар үчүн 2-3 блокторду жана башка тапшырмалар үчүн бир нече блокторду жасаңыз. блоктордун узактыгы орточо 60-120 мүнөт. Күтүлбөгөн тапшырмалар үчүн блоктордун ортосунда бош убакытты салыңыз.
2. Pomodoro системасында иштеңиз, бул үчүн телефонуңузга таймер орното аласыз. Анын маңызы жөнөкөй: жумуштун ар бир 25-30 мүнөтүнө беш мүнөттүк тыныгуу, ал эми үчүнчү иш блогунан кийин - көбүрөөк тыныгуу (15-30 мүнөт). Жалпысынан 30 мүнөттүк үч блок, беш мүнөттүк тыныгуулар, андан кийин 15-30 мүнөттүк узак тыныгуу. Канчалык көп алаксып жатканыңызга жараша, күнүнө 2-4 жолу ушундай цикл жасай аласыз.
3. Маанилүү нерселер менен блоктогондо, башка адамдарга жана бөтөн үндөргө алаксыбоого аракет кылыңыз (бул үчүн сиз наушникке көңүл буруу үчүн атайын музыканы күйгүзсөңүз болот).
4. Энергиянын деңгээли качан эң жогору экенин аныктаңыз (мисалы, эртең мененки саат 7ден 9га чейин) жана бул убакыттын ичинде сизди жеке максаттарыңызга жакындаткан эң маанилүү нерселерди жасаңыз.
5. Күнгө өтө көп маанилүү нерселерди пландаштырбаңыз: 1-3 жетиштүү. Күндүн аягында планыңыздагы чийилген тапшырмаларды карап чыккандан кийин, сиз канааттанып, эртеңкиге ошол эле реалдуу планды түзүшүңүз маанилүү.