Кантип тартипке келтирип, бардыгынан кабардар болуш керек: GTD системасына толук жол

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Ар кандай долбоорду пландаштырууга жардам берүү үчүн теориядан шаблонго чейин.

Эмне үчүн GTD жакшы?

Өндүрүмдүүлүк кызматтарынын көйгөйү - бул ар бир адам өзүн бардык көйгөйлөрдү чече турган, маалымат сактай турган, баарлаша турган жер катары көрсөтөт. Көпчүлүк кызматтар сизден аларга артыкчылык берип, иш-аракет кылууну суранышат.

Бирок аз гана адам көңүлүн маанилүү иштерди аткарууга топтоп, ар кандай майда нерселерге көңүл бура албайт: шашылыш тапшырмалар, кесиптештердин, достордун же тааныштардын өтүнүчтөрү. Иштер көп болгондо, алар менен күрөшүү кыйын. Ошондуктан, иш жүзүндө, иштерди башкаруу үчүн бир нече кызматтарды колдонуу керек. Кыла турган иштер көп болгондо, биз бул кызматтарда жана тизмелерде чаташып баштайбыз жана акыры аларды колдонууну токтотобуз.

Getting Things Done (GTD) методологиясы сиз каалаган маселени чече турган бирдиктүү системаны куруунун универсалдуу долбоорун камсыз кылат. Эч нерсени унутпай турганыңызга ишенгендиктен, сиз эс алып, кабатырланбай аласыз. Туура убакта, система эмне кылуу керектигин жана эмнеге көңүл буруу керектигин көрсөтөт.

Анда эмне үчүн мынчалык көптөр жемишсиз иштешет?

Долбоорлор, кейстер, тапшырмалар көп болгондо адамдар жемишсиз иштей башташат. Булардын бардыгын биринчи орунга коюу мындай турсун, баштарында кармап туруу аларга кыйын. Ошондуктан, же эч нерсе кылынбайт, же эң оңойсу жасалат, маанилүү иштер кийинкиге жылдырылат. Дагы бир көйгөй пайда болот: кечиктирилгис милдеттерди чечүү керек болгондо.

Мындан тышкары, адам тез чарчап баштайт, ачуусу келет. Ал тынымсыз көнүмүш дөңгөлөктөй чуркайт, чындап эле маанилүү, акчалай жана стратегиялык долбоорлор четте калып жатат.

Дэвид Аллен 2001-жылы басылып чыккан жана дүйнөлүк бестселлерге айланган китебинде сүрөттөлгөн Getting Things Done системасы бул кырдаалдан чыгууга жардам берет.

Сиз билишиңиз керек болгон негизги GTD түшүнүктөрү жөнүндө айтып бериңиз

Күнүмдүк - бул тынчтандырган, алаксыткан жана энергияны текке кетирген иштер, ойлор жана тынчсыздануулар. Күнүмдүк иштер тапшырмаларга которулмайынча, аны көзөмөлдөө мүмкүн эмес. Бир эле көйгөйлөрдү бир нече жолу ойлонуу - бул көңүл чөгүүнү жана стрессти пайда кылган чыгармачылык энергияны натыйжасыз колдонуу.

GTDнин максаты – башыңызды күнүмдүк иштерден бошотуу жана ички стресстен арылуу.

Адамдын оперативдүү эс тутуму- кыска мөөнөттүү эс жайгашкан мээнин аймагы. Бул жерде биз, адатта, азыркы бүтпөгөн иштерди, башка адамдарга берилген убадаларды жана бизди тынчсыздандырган башка ойлорду коёбуз. Тилекке каршы, мээңиздин туура иштеши үчүн сактай турган күнүмдүк иш-аракеттердин чеги бар. Эгерде сиздин оперативдик эсиңиз толгон болсо, анда сиз майда иштерге алаксып, максаттарыңызды унутуп каласыз, бул стресске алып келет.

Маалымат чогултуу куралдары- маалымат каякка кетет жана сиз эмне кылуу керек экенин жазасыз. Мисалы:

• уюштуруучулар;
• дептерлер;
• электрондук почта;
• календарь;
• үн жаздыруучу.

"Кирүүчү куту" себет- сиз тапшырмаларга жана тапшырмаларга айланган күнүмдүк иштер үчүн бирдиктүү репозиторий. Кирүүчү кутуңуз менен иштөөнүн эң маанилүү эрежелеринин бири - аны дайыма тазалоо.

Жөнөкөй аракеттер - бүтүрүү үчүн эки мүнөткө жетпеген бир кадамдык аракеттер. Иш жүзүндө мындай иштерге беш мүнөт бөлүү ыңгайлуураак.

Долбоор - бүтүрүү үчүн бирден ашык кадамды талап кылган тапшырма. Долбоор жөнүндө эскертүү калтыруу жана аны ишке ашыруунун алгачкы кадамдарын баяндоо зарыл. Натыйжада, долбоор кийинки беш мүнөттө бүткөрүлүп, акыркы натыйжага ээ боло турган жөнөкөй иш-аракетке айланат.

Долбоордун деталдары сүрөттөлгөн картага же файлга шилтеме болушу керек: жооптуу, мөөнөттөрү, категориясы (мисалы, "Маркетинг", "Юридикалык", "Өнүгүү"), тапшырмалар менен кичинекей карталарга шилтемелер. Бул структура Trello уюштуруу үчүн ыңгайлуу болуп саналат.

Контексттик тизме - белгилүү бир шарттарда аткарууга ыңгайлуу болгон иштердин тизмеси. Мисалы, "Сатып алуулар" контексттик тизмесинде дүкөндөн сатып алуу керек болгон нерселердин жана буюмдардын тизмеси болот. Чалуулар тизмеси бош болгонуңузда чалуулардын тизмесин камтышы мүмкүн.

Сиз иштеген жана баарлашкан адамдар үчүн жеке контексттик тизмелерди түзүү ыңгайлуу. Белгилүү бир адам менен жолукканда, тизмени тез ачып, керектүү маселелерди чече аласыз.

Календарды кантип колдоном?

Календарга төмөнкүлөр киргизилиши керек:

• белгилүү бир убакта аткарылууга тийиш болгон иш-аракеттер (чогулуштар, бизнес жолугушуулар, семинарлар);
• белгилүү бир күнү жасалышы керек болгон иш-аракеттер (белгилүү бир датага долбоорду бүтүрүү, конференцияга катышуу);
• белгилүү даталар жөнүндө маалымат (юбилейлер, туулган күндөр, майрамдар).

Мен бул нерселердин баарына көз салуу үчүн Google Жылнааманы колдоном. Бул кызмат ыңгайлуу, анткени:

• телефондон да, компьютерден да жеткиликтүү;
• бир эле экранда бир нече календарларды көрсөтүүгө болот;
• смартфондо эскертүүлөр бар.

Эгер сиз календарга бир нерсе кошсоңуз, аны жасайсыз же башка күнгө жылдырасыз. Күндөн-күнгө үзгүлтүксүз пландалган иштердин тизмеси менен календарды баш аламандаштыруунун кереги жок. Мындай тизмелер үчүн өзүнчө чечимдер бар.

Эгерде сиз дайыма кардарларды, жеткирүүчүлөрдү же подрядчыларды белгилүү бир убакта чакырып туруу керек болсо, анда бул үчүн CRM тутумун колдонгонуңуз жакшы.

Кандай тизмелерди түзүү керек?

Артыкчылыктуу аракеттер тизмеси

Апталык отчетту түзүү, атаандаштын веб-сайтын текшерүү, почта ящигиңиздеги кутуну тазалоо, дизайнерлерге техникалык тапшырма түзүү - бул аракеттердин бардыгы эки мүнөттөн ашык убакытты талап кылат, бирок аларды эч кимге тапшырууга болбойт. Мындай нерселерди биз артыкчылыктуу иш-чаралардын тизмесине киргизип, күн ичинде ишке ашырабыз.

Мындай тизмелер менен иштөө эрежелери:

• Тизме көп болбошу керек, эки-үчөө жетиштүү. Мисалы, Жеке, Жумуш, Үй-бүлө. Эгер сизде белгилүү бир күнгө тизмеден тапшырма болсо, календарыңызга эстеткичти орнотуңуз.
• Бул тизмедеги тапшырмаларды контекст боюнча белгилөө ыңгайлуу: "Жолдо", "Компьютерде", "Оку", "Сатып алуу", "Убадалар". Тапшырмалардын бир же бир нече энбелгиси болушу мүмкүн. Мисалы, "Ит менен жүрүү" тапшырмасы "Жеке" долбоорго жана "Убадалар" энбелгисине тиешелүү.
• Тизмеге тапшырма кошуудан мурун, аны такыр аткарышыңыз керекпи же жокпу, ойлонуп көрүңүз. Эгер "ооба" деп жооп берсең, ишти жеке өзүң бүтүрүү керекпи же жокпу, чеч. Анткени, сиз кол алдындагы адамга үн билдирүү жөнөтүп, ага өкүл боло аласыз. Сиз тапшырган тапшырмалар "Тайшалган" деп белгиленет. Анда Жумуш тизмесиндеги жана Жеке тизмедеги учурлар камтылат.
• Тизмелерди үзгүлтүксүз карап чыгыңыз. Бош мүнөтүңүз болгондо муну жасаңыз. Адегенде аткарылышы керек болгон иштерди өйдө жылдырыңыз.
• Жок дегенде айына бир жолу эмне кылуу тизмелериңизди тазалаңыз.

"Бир күнү" тизмеси

Бул тизме активдүү аракеттерди талап кылбаган нерселерди камтыйт. Бул болушу мүмкүн:

• сиз сатып алууну каалаган китептер, пластинкалар, видео тренингдер;
• өздөштүрүп алууну каалаган пайдалуу көндүмдөр;
• сиз зыярат кылууну каалаган жерлер;
• сиз сатып алууну каалаган нерселер.

Сиз мезгил-мезгили менен бул тизмени карап, жазууларды алып, иш аткарыла турган максаттарга айландыруу керек.

Келечекте пайдалуу боло турган маалымдама маалыматты кантип сактайсыз?

Бул маалымат эч кандай аракеттерди талап кылбайт. Бул маалыматтын репозиторийинин негизги критерийлери:

• Аталышы, тегдери, кыска сүрөттөмөлөрү боюнча ыңгайлуу издөө.
• Репозиторийге маалыматты жайгаштыруунун жеңилдиги.
• Маалыматты сактоонун интуитивдик түзүмү. Жаңы маалыматтар келгенде, сиз категорияны жана субкатегорияны кайда жайгаштырууну тез тандап алышыңыз керек.
• Каалаган түзмөктөн сактагычтын болушу.

Милдеттүү GTD ырым-жырымдары барбы?

Ооба, алардын бир нечеси бар.

"Кирүүчү" себетиндеги бардык маалыматтын жыйнагы

Маалымат чогултуу үчүн көптөгөн куралдар бар. Бирок мунун баары бир жерге агып, сиз иштей бересиз.

Кирүүчү куту таштандысын бошотуу

Аптасына бир же эки жолу сиз Кирүүчү кутусунун тизмесин карап чыгып, топтолгондорду папкалар же жарлыктар боюнча иреттөөңүз керек болот. Бул ритуал иш-аракеттердин түшүнүктүү алгоритминен жана аларды системалуу түрдө кайталоодон түзүлгөн адатка айланышы керек.

Сизде жөнөкөй, кадам-кадам планыңыз болушу керек, сиз эмне кылуу системасын жума сайын тазалайсыз. Иштер каралган күндөрдү белгилей турган календарды түзүңүз. Эгер, мисалы, 30 күндүн ичинде жок дегенде 20 күндүн ичинде сиз Кирүүчү кутуну бошотуп, календарыңыздагы күндөрдү чийип салсаңыз, өзүңүзгө сыйлык дайындаңыз.

Артыкчылыктуу иш-чаралардын тизмесин жана «Бир күнү» тизмесин кайра карап чыгуу, артыкчылыктарды аныктоо

Тизмелерди кайра карап чыгууда, артыкчылыктарды туура аныктоо жана күчтүү жактарыңызга реалдуу мамиле кылуу маанилүү. Бул өтө чоң милдеттерди жүктөбөш үчүн жана өзүңүздүн натыйжасыздыгыңызды ишке ашыруудан жапа чегип калбоо үчүн зарыл.

Керексиз себеттерди жок кылуу

Көбүнчө, кесиптештер жана өнөктөштөр менен баарлашууда жаңы почта ящиктери, документтер жана тизмелер пайда болот.

Сиздин милдетиңиз мүмкүн болушунча бардыгын автоматташтыруу болуп саналат, ошондуктан маалыматтар Кирүүчү папкага агып кетет.

Бул почта кутусу же электрондук пландоочу болушу мүмкүн. Автоматташтыруу жана маалыматты кайра багыттоо үчүн IFTTT жана Zapier кызматтары ылайыктуу. Маалымат чогултуу үчүн себет азыраак болушу керек.

Кантип Кирүүчү куржуну менен иштөө жана топтолгон иштерди иреттөө керек?

Биринчиден, тапшырманы, ишти же маалыматты почта кутусунан чыгарып, “Бул эмне? Чын эле бир нерсе кылышың керекпи?"

Эгер эч нерсе кылуунун кереги жок болсо, эки вариантыңыз бар. Эгер ал керексиз таштанды болсо, аны ыргытасың. Эгер бул пайдалуу маалымат болсо, аны архивге салыңыз. Ал категория жана тег боюнча түзүлүшү керек, андыктан сиз издеп жаткан нерсени оңой табууга болот.

Эгер маалымат менен бир нерсе кылуу керек болсо, анда үч вариант бар:

1. Керектүүлөрдү толтуруңуз. Эгер иш-аракет маанилүү болсо жана 2-5 мүнөттөн ашык убакытты талап кылбайт.

2. Бирөөгө өкүл кылуу. Эгер иш эки мүнөттөн ашык убакытка созулса, аны кимдир бирөөгө өткөрүп бере алабы же жокпу, ойлонуп көрүңүз.

Кимдир бирөөгө ыйгарым укуктарды тапшырууда төмөндөгүлөрдү жазуу керек:

• акыркы жыйынтык;
• иш планы (максатка карай жол);
• тапшырманы аткаруунун мөөнөтү;
• контролдоо датасы жана ага даяр болууга тийиш болгон натыйжа (аралык же акыркы).

3. Келечекке кийинкиге калтыруу. Муну менен төмөнкүлөрдү көрсөтүңүз:

• каалаган натыйжа;
• жакынкы кийинки чара көрүлөт. Эсиңизде болсун: долбоорду бүтүндөй бүтүрүү мүмкүн эмес, сиз акыркы натыйжага жакындата турган конкреттүү жөнөкөй кадамдарды гана жасай аласыз;
• мөөнөтү. Эгерде так мөөнөт жок болсо, аракетти "Бир күнү" тизмесине кошуңуз.

Белгиленген күнү алуу үчүн сиз өзүңүзгө билдирүүлөрдү жөнөтө аласыз. Бул үчүн, туура күнү эскертүүсү бар "Google Календар" да, белгилүү бир убакта сизге электрондук кат жөнөтө турган Boomerang почта тиркемеси да ылайыктуу.

Ишиңизди кантип пландаштыруу керек?

Бардык иш үч этапка бөлүүгө болот:

1. Алдын ала белгиленген планды ишке ашыруу. Бул сиздин максатыңызга жакындата турган стратегиялык маанилүү нерселер же жөн гана аткарылышы керек болгон күнүмдүк иштер болушу мүмкүн.
2. Күтүлбөгөн жерден пайда болгон жумушту аткаруу. Бул күнү кесиптештерден, менеджерлерден тапшырмалар, кардарлардын каттары келип түшкөндө.
3. Кийинки иштерди пландаштыруу: тизмелерди түзүү жана кайра карап чыгуу, артыкчылыктарды белгилөө. Бул пункт пландаштыруу үчүн пландаштыруу үчүн көп убакытты талап кылбашы керек.

Иштерди жана тапшырмаларды пландаштыруу практикасы (эстелик китеби) Дэвид Аллендин китебинде баяндалган.

Дэвид Аллен Жеке аткаруу жана убакытты башкаруу боюнча кеңешчи, GTD өндүрүмдүүлүк методологиясынын автору

Эстелик китеби үчүн сизге 43 папка керек: 1ден 31ге чейинки сандар менен белгиленген 31 папка, айлардын аты жазылган дагы 12 папка. Күнүмдүк папкалар эртеңден баштап алдына коюлат. 31 саны бар папканын артында кийинки айдын папкасы, анын артында калган айлар бар папкалар турат.

Папканын кийинки күндөгү мазмуну күн сайын таштандыга которулат, андан кийин папка күнүмдүк папкалардын акыркысынын артына жайгаштырылат (кийинки айга өткөндөй). Учурдагы ай үчүн 31 папканы бошоткондо, анын артында жаңы айдын аты жазылган папка, андан кийин жаңы айдын күндөрү камтылган папкалар болот. Ошо сыяктуу эле, өткөн ай менен папка кийинки жылга өткөрүлөт.

Белгилүү бир папкада сиз конкреттүү иш-аракеттерди талап кылган документтерди сактооңуз керек (толтурулган форма, жөнөтүлө турган кат).

Система иштеши үчүн аны күн сайын жаңыртып туруу керек. Эртеңки папканы жаңыртууну унутуп калсаңыз, системага ишене албайсыз. Маанилүү маалымат өткөрүп жиберилет, аларды башка жолдор менен чечүүгө туура келет.

Эгерде сиз бир нече күнгө кете турган болсоңуз, анда кетээрдин алдында сиз жок боло турган күндөрдүн папкаларын текшеришиңиз керек.

Заманбап пландаштыруу системаларын эске алуу менен аны иш жүзүндө кантип уюштуруу керек:

1. Эсте каларлык китептин ордуна, ар бир күн үчүн аткарыла турган иштер тизмеси бар уюштуруучуну колдонуңуз жана ага учурдагы күндүн тапшырмаларын киргизиңиз. Адегенде жолугушуулар жана убакытка байланыштуу иштер жазылып, эскерткичтер система аларды алдын ала билдире тургандай орнотулушу керек.
2. Бир айга аткарыла турган иштердин тизмеси менен файл түзүңүз. Бул сиз ушул убакыттын ичинде эмне кылгыңыз келгендердин тизмеси. Сиз ага бир айдын ичинде иштерди кошосуз. Тапшырмаларды кайра карап чыгуу жумасына бир жолу болушу керек. Эң маанилүү милдеттериңизди пландаштырып жатканда, артыкчылыктарыңызды түшүнүү үчүн жуманы жумага таратыңыз. Сиз аларды биринчи кезекте аткарасыз, антпесе ар дайым майда жана шашылыш иштерге кетет.
3. Жылдын пландары менен файл түзүңүз. Аны айына бир жолу карап чыгуу керек. Бул файлдагы иштер айлык пландарга которулат.
4. 3-5 жылдык узак мөөнөттүү максаттарга таянып, жылдын пландарын түзүңүз. Бул нерселерди же жылдын аягында, же каникул учурунда, баш күнүмдүк тапшырмалар менен жүктөлбөй турганда жазып койгон жакшы.

Бул төрт пункт Дэвид Аллен табигый пландоо системасы деп атаган нерсе. Бул система сиз үчүн маанилүү болгон максаттарга умтулууга жана күнүмдүк иштерге убакытты текке кетирбөөгө мүмкүндүк берет.

Кандайдыр бир долбоорду пландаштыруу үчүн колдонула турган бирдиктүү план барбы?

Ооба албетте. Дэвид Аллен аны табигый пландоо модели деп атайт. Ал бир нече этаптан турат.

1-кадам. Максат жана идеалдуу натыйжанын сүрөтү

Максатты же идеалдуу жыйынтыкты аныктаңыз, ага жеттиңиз деп элестетиңиз.

Аны ийгиликтин бардык критерийлери (акча, адамдар, таануу) менен сүрөттөп бериңиз. Сиз акыркы натыйжаны канчалык майда-чүйдөсүнө чейин сүрөттөсөңүз, мотивация ошончолук күчтүү болот, өзгөчө конкреттүү иш-аракеттерди жасоо керек болгон учурда, бирок буга убакыт жок.

2-кадам. Принциптер

Максатыңызга жеткенде кармана турган принциптериңизди сүрөттөп бериңиз. Мисалы: "Мен адамдарга толук иш-аракет эркиндигин берем, эгерде алар … (бюджеттин чегинде калсаңыз, долбоорду белгилүү бир мөөнөткө чейин бүтүрүңүз)." Өзүңө суроо бер: «Кандай аракеттер менин иш-аракеттериме тоскоол болушу мүмкүн? Аларды кантип алдын алам?"

Принциптер ачык-айкын жана иш-аракеттерди башкаруу үчүн ишенимдүү багыт берет.

3-кадам. Акыл чабуулу

Акылга келген ар кандай идеяларды жазып жатып, мээ чабуулу.

Акыл чабуулунун негизги принциптери:

• соттобоо;
• талашпагыла;
• баа бербөө;
• сындабоо;
• сапатты эмес, санды ойлонуу;
• талдоо жана уюштуруу.

Кадам 4. Тизме түрүндөгү долбоордун планы

Мээ чабуулунун натыйжаларын аткарыла турган иштердин тизмеси кылып уюштуруңуз. Пландоону аягында баштап, кайра артка кайтыңыз. Бул сиздин максатыңызга карай биринчи кадамды пландаштырууну жана аныктоону жеңилдетет. Аягына чейин пландаштыруунун мисалы:

Максат (идеалдуу натыйжа): Мен испанча сүйлөйм жана адамдарды түшүнөм.

Эмнеге бул: Мен испан өнөктөштөр менен бизнес сүйлөшүүлөрдү жүргүзүү учурунда котормочулардын катышуусу жок баарлашуу жана Испанияда эс алуу учурунда башкалар менен эркин баарлашуу үчүн келет.

Максатка кадамдар:

• Максатка жетүү алдында бир кадам: мен испан тилинде сүйлөгөн адамды таптым жана аны менен жумасына эки жолу сүйлөшөм.
• Бир кадам мурун: Мен B1 тил сынагынан өттүм.
• Бир кадам мурун: мен A1 профессионалдык тесттен өттүм.
• Ага бир кадам калганда: Мен бир айда сегиз жолу испан тилин үйрөнүп, үй тапшырмаларымдын баарын бүтүрдүм.
• Ага бир кадам калганда: мен испан курсуна жазылып, бир айлык окуу үчүн акча төлөдүм.
• Бир кадам мурун: Мен испан курстары жөнүндө маалымат чогултуп, салыштыруу таблицасын түздүм.
• Биринчи кадам: Мен календарда испан курстары жөнүндө маалымат чогултуу үчүн убакытты пландаштырдым.

Команда бир тапшырманын үстүндө иштеп жатканда жана бүт планды бир жерде уюштуруу керек болгондо, Гант диаграммасын колдонуу ыңгайлуу. Андагы биринчи графада максатка же-туучу жолдогу этаптар, экинчи колонка-да жооптуулар. Андан ары убакыт аралыгы бар тилкелер болот. Клеткалар белгилүү бир этаптын статусун камтыйт, мисалы, "Пландаштырылган", "Алып жатат", "Аятырылды", "Кийинкиге калтырылган".

GTD жана табигый пландаштыруу системасы коркунучтуу сезилиши мүмкүн. Бирок сиз аны өзүңүз үчүн ыңгайлаштырсаңыз жана аны үзгүлтүксүз колдоно баштаганыңызда, баары биринчи караганда көрүнгөндөн алда канча жеңил экенин сезесиз.