Натыйжалуу электрондук почтаны башкаруу үчүн 6 кеңеш

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Электрондук почта эң мыкты байланыш инструменттеринин бири жана, балким, бардык колдонуучулар тарабынан колдонулуучу жалгыз. Сиз мессенджерлерди жактырбашы мүмкүн, Skype же Facebook чатын колдонушуңуз мүмкүн, бирок сизде электрондук почта дареги бар болушу мүмкүн.

Күн сайын биз почтабызга досторубуздан жана кесиптештерибизден келген билдирүүлөрдү гана эмес, ондогон жарнамалык каттарды, эскертмелерди, жөн гана спамдарды алабыз. Кирүүчү билдирүүлөрдүн чоң көлөмүнө чөгүп калбаш үчүн, электрондук почтанын натыйжалуу көндүмдөрүн иштеп чыгуу жана колдонуу абдан маанилүү.

Автордук укук

Электрондук почтаны текшерүү убактысын пландаштырыңыз

Эгерде сиз почтаны иштетүүгө өтө көп убакыт коротуп жатасыз деп ойлосоңуз жана почтаңыздагы каттардын саны дагы эле азайбай жатса, анда почта ящигиңизди текшерүү үчүн убакытты катаал пландаштырууга аракет кылыңыз. Көбүнчө биз почтаны текшере баштайбыз, катта кызыктуу шилтемени табабыз, сайтка, ал жерден башкага… жана жарым сааттан кийин эстеп, каттарды талдоого кайтабыз. Натыйжада, убакыт өттү, бирок иш ордунан жылган жок.

Ошондуктан, почта менен иштөө үчүн белгилүү бир чектелген убакытты бөлүп көрүңүз. Бул интервалдардын жыштыгын жана узактыгын ар бир адам өзүнүн кат алышуусунун көлөмүнө жараша өз алдынча белгилей алат. Балким, бул эртең менен бир саат жана жумуш күнүнүн аягында бир саат болот же беш мүнөт сайын почта эсебиңизге саат сайын кирүү сизге ыңгайлуураак болушу мүмкүн. Эң негизгиси, өзүңүз үчүн белгиленген графикти так сактоого аракет кылып, сырттан эч нерсеге алаксып калбаңыз. Ошону аңдап убактыңыз чектелүү, почталык квитанцияларды иштеп чыгуунун натыйжалуулугун жогорулатууга созсуз алып келет.

Ар бир тамга иш-аракетти билдирет

Почтаны талдоодо колдонуу керек болгон негизги эреже - ар бир ачык кат сизден бир нерсе кылууну талап кылат. Эгерде сиз катты ачкан болсоңуз, анда аны эч кандай учурда кайра Кирүүчү кутусуна калтырбаңыз. Сиз катка дароо жооп беришиңиз керек, же аны бул маселени чечүүдө жакшыраак бирөөнө жөнөтүшүңүз керек же Google Task же календарда өзүңүз үчүн тапшырманы пландаштырышыңыз керек - кандай болгон күндө да, сиздин аракетиңиздин натыйжасында кат жок кылынышы же архивге жылдырылышы, б.а келген кутучаны калтырыңыз … Бул жөнөкөй эрежени сактасаңыз, почтаңыз эртеби-кечпи тазаланат.

Автордук укук

Чыпкалар жана жарлыктар

Эгер сиз күн сайын көп сандагы электрондук каттарды алсаңыз, анда аларды талдоо сизден көп убакытты жана күчтү талап кылат. Эмне үчүн бул үчүн почта кызматынын ресурстарын колдонбойсуздар, өзгөчө кызматтардын көбү ушундай өзгөчөлүккө ээ жана эң сонун ишке ашырылгандыктан?

Бул почтаны автоматтык түрдө иштетүү үчүн чыпкаларды орнотуу жөнүндө. Ар бир постту кол менен басуунун ордуна, сиздин ар бир чыкылдатууңуз бирдей убакыт жана күч. Мисалы, жакындарыңыздын даректеринен келген бардык билдирүүлөр автоматтык түрдө Үй-бүлө папкасына түшүп, маанилүү деген маркер менен белгиленет. Бардык пресс-релиздер Кирүүчү куту папкасын айланып өтүү менен өзүнчө папкага өтөт жана социалдык тармактардан эскертмелер дароо Таштандыга жөнөтүлөт.

Ошентип, сиз билдирүүлөрдү негизги темалар боюнча категорияларга бөлүп, ошого жараша аларды иштетүүгө даярдай аласыз. Сизде мындан ары сиздин мээңиз катты талдоодо үй жумуштарынан бизнес маселелерине, андан кийин дароо көңүл ачуу почталарына, анан кайра артка өткөн кырдаал болбойт.

Ар кандай чыпкаларды түзүү үчүн көптөгөн варианттар бар жана мен ишенем, сиз автоматтык чыпкалоо системасын курсаңыз, сиз күндөрдү жана айларыңызды үнөмдөйсүз. Мындан тышкары, дайындалган энбелгилерди же папкалар боюнча бөлүштүрүүнү колдонуу менен сиз архивден керектүү тамгаларды оңой таба аласыз (сиз биздин Кирүүчү папкабыз толугу менен бош экенин эстейсизби?).

Издөөнү колдонуңуз

Көптөгөн колдонуучулар, өзгөчө жаңыдан баштагандар, бардык электрондук почталарын өздөрүнүн Кирүүчү кутусунда сакташат, анткени алар архивдөө учурунда аларды кайра таппай тургандай сезишет. Эгерде сиз мурунку абзацта айтылгандай чыпкалардын жана жарлыктардын тутумун орнотсоңуз, анда сиздин архивиңиз уюшулган жана андагы чабыттоо бир топ жеңил. Бирок издөө тилкеси жөнүндө да унутпаңыз. Мисалы, Gmailде тамгаларды издөө системасы ушунчалык кемчиликсиз (ким күмөн санайт!) Андыктан кандайдыр бир катты табуу кыйынга турбайт.

Белгилерди колдонуңуз

Көптөгөн электрондук почта кызматтарында билдирүүлөрдү атайын маркерлер менен белгилөө мүмкүнчүлүгү бар (Gmailде булар жылдыздар). Алардын жардамы менен сиздин көңүлүңүздү талап кылган керектүү билдирүүлөрдү бөлүп көрсөтүү жана аларды өзүнчө папкага салуу оңой. Gmail'де сиз өз желектериңизди тандап, аларды ийкемдүү колдоно аласыз. Ошентип, каттарды маанилүүлүгүнө жараша айырмалоо үчүн сиздин почтаңыздын мазмунуна бир көз салуу жетиштүү болот.

Ыкчам баскычтарды колдонуңуз

Ыкчам баскычтарды колдонуу корреспонденцияларды иштеп чыгууну ушунчалык тездетиши мүмкүн, ошондуктан аларды изилдөөгө бир нече саат коротуу керек. Бирок ага чейин жөндөөлөрдү карап чыгыңыз (Gmailде бул Орнотуулар - Жалпы - Жарлыктар) жана алардын күйгүзүлгөнүн текшериңиз. Андан кийин, жөн гана клавиатурадагы суроо белгисин басып, сиз бардык Gmail ысык баскычтары менен сунушту көрөсүз.

Электрондук почта - бул байланыштын эң сонун куралы, бирок бул жашооңуздун жарымын ушул процесске арнашыңыз керек дегенди билдирбейт. Бардык процесстерди максималдуу автоматташтыруу, тез жооп берүү же билдирүүлөрдү жөнөтүү, убакытты пландаштыруу жана ушул макаладагы башка кеңештер сизге каалаган сандагы каттарды тез арада чечүүгө жана жагымдуу иш-аракеттерге көбүрөөк убакытты үнөмдөөгө мүмкүндүк берет.