Почта убактысын кыскартуунун ачык-айкын эмес, бирок жумушчу жолу

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Почтаңыз менен иштөө үчүн убакытты оптималдаштыруу үчүн, электрондук почталарыңызды эң сонун иретке келтирүүгө аракет кылбаңыз. Баары алда канча жөнөкөй, дейт MailChimp кызматкери. Жөнөкөй кадамдардын бир нече - жана бардык тамгалар менен күрөшүү үчүн бир күн бир жарым саат гана керек болот.

MailChimp'тин колдоо тобунан Джон Смит сыноо жана ката аркылуу электрондук почтанын эң сонун формуласын тапты. Биринчиден, ал көптөгөн папкаларды түзүп, андан кийин ар бирин жок кылды, бирок бул ыкмалардын бири да иштеген жок. Анан ал таптакыр башка системага келди.

Каттарга жооп берүү анын ишинде дээрлик негизги орунда турганына карабастан, ал почта менен ар кандай акцияларга кеткен убакытты күнүнө бир жарым саатка чейин кыскарта алган. Ал почта ящиги каттарга толгондо да, бир-эки жөнөкөй иш-аракет баарын өзгөртө аларын аныктаган.

Убактыңызды эмнеге коротпошуңуз керек

Жон айткандай, алгач ал каттарды классификациялоого аракет кылып, ар кандай папкаларды түзгөн: начальниктин билдирүүлөрү үчүн, ар кандай долбоорлор боюнча маалымат үчүн, кандайдыр бир иш-аракеттерди жасоо керек болгон билдирүүлөр үчүн жана башкалар. Бул ага убакытты үнөмдөөгө жардам бериши керек деп эсептеген. Бирок, чындыгында, ал өзүнүн классификация системасын жаттоо үчүн көбүрөөк убакыт корото баштаган жана иштин өзүнө азыраак убакыт бөлгөн.

Мисалы, мен иштеп жаткан долбоор тууралуу жетекчисимден кабар алдым жана бул билдирүү да менден кандайдыр бир аракеттерди жасоону талап кылды. Кайсы папкага жайгаштыруу керек? Анан бул катты кийинчерээк кайдан издеш керек экенин эстеп калышым мүмкүнбү?

Джон Смит

Ошентип, Жакан бардык папкалардан арылууну чечти жана анын почтасында толук башаламандык өкүм сүрдү. Системанын жоктугу өтө татаал системадан артык эмес болчу. Андан кийин Жакан дагы бир жолу почта менен иштөөгө болгон мамилесин кайра карап чыгууну чечти. Ал каттарды темасы боюнча эмес, талап кылынган иш-аракеттин түрү боюнча иргеп алууну чечти. Бул жерде муну кантип жасоо керек.

Ашыкча татаалдаштырбаңыз

Жөн гана Кирүүчү кутусуна жооп беришиңиз керек болгон билдирүүлөрдү гана калтырыңыз. Эң негизгилери, эгер сиз аларды дароо түшүнө албасаңыз, аларды окула элек деп белгилеңиз.

Балким, бул сизге логикага сыйбагандай сезилет, анткени эң күйгөн нерселерди мүмкүн болушунча тезирээк жасоо керек. Бул, кээде чындап эле мындай билдирүүлөргө дароо жооп берүү зарылчылыгы бар. Бирок маанилүү билдирүүлөрдү окула элек деп белгилөө менен, сиз аларды жалпы массада жоготпойсуз. Мындан тышкары, ушундай жол менен сиз бул электрондук каттарды жылдырбайсыз: алар сиздин Кирүүчү кутуңузда калат жана сиз аларга жеткенче көңүл бура берет.

Мен почта ящигимде бир убакта 60-70тен ашык билдирүү топтолбоосу үчүн аракет кылам. Бул мен бир отурганда оңой эле иштеп кете турган тамгалардын саны.

Джон Смит

Өзүңүз үчүн кадимки почта графигин түзүңүз

Жон почта ящикти тазалоо үчүн күн сайын эртең менен бир саат бөлөт. Жогоруда айтылгандай, ал көп учурда шашылыш билдирүүлөрдү "окула элек" калтырат. Жон маалымат бюллетендерин жана компаниянын ички байланыштарын тез карап чыгат жана ошол сааттын ичинде чече ала тургандай шашылыш эмес билдирүүлөргө жооп берет.

Почта жөнөтүү убактысы бүтүп калганда, Джон Смит почта кутусун жаппайт, бирок ага азыраак көңүл бурат. Жаңы билдирүүлөр келгенде, ал алардын мазмунун жана жөнөтүүчүнүн атын тез сканерлейт. Эгерде билдирүүгө башка иш-аракеттерди көпкө чейин үзгүлтүксүз жооп берүү мүмкүн болсо, аны Жакан аткарат. Бирок ал кайра кат жөнөтө баштабайт.

Жумуш күнүнүн аягында Жон дагы 30 мүнөттү почта менен иштөөгө арнайт. Бул учурда ал кандайдыр бир иш-аракетти талап кылган каттар менен алектенет: макулдук берүү, толук жооп жазуу, же кандайдыр бир чечим кабыл алуу. Мына ошондо ал окула элек деп белгилеген билдирүүлөргө көңүл бурат.

Мен почта менен иштөөгө көбүрөөк убакыт коротмокмун, бирок убакыттын мындай чектөөлөрү көңүлүмдү жакшыраак топтоп, жемиштүү болууга жардам берет.

Джон Смит

Электрондук каттарды жооптун түрү боюнча классификациялаңыз

Кээ бир билдирүүлөр үчүн Жон дагы эле өзүнчө папкаларды түзгөн. Кээ бир тамгаларды окулбады деп белгилебейт, эки тарапка гана таратат. Кесиптешинен кандайдыр бир иш-аракетти же жоопту талап кылган билдирүүлөр (сөзсүз эле шашылыш эмес), Жакан "Кылуу" папкасына салат. Бул кийинки күнү же жуманын аягында каралышы мүмкүн болгон электрондук почталар үчүн.

Андан да азыраак шашылыш каттарды Жакан "Оку" папкасына жылдырат. Мындан тышкары, бул папкага маалымат бюллетенин автоматтык түрдө жайгаштыруучу атайын чыпкаларды колдонот. Чыпкаларды орнотуу бир нече мүнөттү талап кылат, бирок бул жөнөкөй кадам кийинчерээк көп убакытты жана күчүңүздү үнөмдөйт.

Эгерде сиз бул ыкманы колдонсоңуз, сиз үч активдүү папканы аласыз, алар билдирүүлөргө жооп берүүнүн актуалдуулугу менен айырмаланат: окула элек билдирүүлөр менен кирүүчү куту, Жасалуу жана Окуу.

Кабарларды архивдөө

Бардык башка нерселер үчүн Джон Смит билдирүүлөрдү архивдөө функциясын колдонот. Бул ага почта кутусун жана башын керексиз тапшырмалардан тазалоого жардам берет.

Мен билдирүүнү окуп, керектүү чараларды көрөрүм менен, компаниянын жаңылыктары болобу же мен жазылган жаңылыктарбы, мен аны архивдейм.

Джон Смит

Эгерде билдирүүдө Жакан келечекте маалымдоо үчүн сактагысы келген маанилүү маалыматты камтыса, ал архивделген билдирүүнү тезирээк табуу үчүн жылдызча менен белгилейт.

Постту жок кылууну чечүүдө өзгөчө этият болуңуз

Жон билдирүүнү жок кылуу функциясын сейрек колдонот. Бул анын чыныгы практикадан алган сабагы. Күндөрдүн биринде Жон кесиптешинин ошол учурда маанилүү деп эсептебеген маалыматы бар билдирүүсүн өчүрүп салган. Бул кызматкер компаниядан кеткенден кийин, Жон ошол каттан маалымат керек болчу. Ошондо ал кыйынчылыкка кабылганын түшүндү.

Ошондон кийин мен келечекте мага сөзсүз пайдасыз болгон тамгаларды гана өчүрө баштадым. Таарынбагыла, урматтуу кесиптештер, мага мышыктар менен татынакай gifтерди жөнөтүшөт, бирок бул билдирүүлөр "Таштандыга" түшүп калат.

Джон Смит

Бул системага жетүү үчүн, Джон Смит ал үчүн жетиштүү натыйжалуу эмес, көптөгөн ар кандай ыкмаларды аракет кылган. Ал башка адамдар колдонгон ыкмаларды сынап көрдү, бирок көп өтпөй ал башка нерсени сынап көрүү керектигин түшүндү. Жакан кандайдыр бир система сиздин конкреттүү ишиңиздин шарттарына туура келгенде гана иштейт деген жыйынтыкка келген.

Бул ыкманы колдонуп көрүңүз же өзүңүздүн бир нерсеңизди табыңыз. Сиз почтага азыраак убакыт коротуунун жолун таба аласыз.