Кызматкерлерди иш кагаздары жок командировкага кантип жөнөтүү керек: жеке тажрыйба

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Биз сизге бизнес-саякаттын негизги көйгөйлөрү жөнүндө айтып беребиз жана аларды кантип чечүүгө болорун түшүндүрөбүз.

Көйгөй № 1. Ылдам бекитүү системасы

Ар бир сапар - бул мен ортомчу болуп иштеген кат алышуу. Билдирүүлөрдү жөнөтүү көп убакытты талап кылат, андан тышкары, адашып калуу жана ката кетирүү мүмкүнчүлүгү бар, айрыкча бир нече адам учуп баратканда.

Бир жолу мен бир кызматкерди туура эмес түшүнүп калып, туура эмес рейске билетке макул болдум. Бул кайтарымсыз болгон, ошондуктан компания экинчи билетке, туура датасы менен акча коротуп, 10 миң рублга жакын чыгымга учураган.

Көйгөйдү кантип чечүү керек

Кыскача: процессти автоматташтыруу.

Сапарларды онлайн брондоо кызматтары бул тапшырманы аткарат - мен аны сынап көрдүм. Аны иш сапарларын пландаштыруу, авиа жана поезд билеттерин сатып алуу, мейманканаларды брондоо үчүн колдонсо болот. Кызматка кошулуу жана пайдалануу үчүн сизден төлөм талап кылынбайт.

Кызматты бир гана жетекчи жана офис менеджери эмес, компаниянын бардык кызматкерлери пайдалана алышат. Колдонуучулардын санына чек жок, ошондуктан мен дароо эле OneTwoTrip for Business сайтындагы Lifehacker профилине иш сапарга чыккан бардык жигиттердин маалыматтарын жүктөдүм. Сиз аны кол менен же XLS жана CSV файлдарынан кошо аласыз. Бул үчүн, "Кызматкерлер" бөлүмүндө "Импорт" баскычы бар.

Колдонуучуну кошуп жатканда, сиз дароо эле орус жана чет элдик паспорттордун маалыматтарын киргизсеңиз болот, аларды ар дайым кайра толтурбоо үчүн.

Ар бир кызматкер үчүн сиз саякатка чектөө коюп, кирүү укуктарын чектей аласыз. Мисалы, бир заказга чек коюп, үч жылдызга чейин мейманкананы тандаңыз. Кызматкер кеткенде анын профили бөгөттөлөт. Ал өзүнүн жеке кабинетине кире албайт, бирок ал жөнүндө бүтүндөй тарых жана отчет калат.

Бул менин ишимди абдан жөнөкөйлөттү: кызматкер өзүнүн паролу менен өзүнүн жеке кабинетине кирип, каалаган рейсти жана мейманкананы тандап, акча төлөбөстөн заказ кыла алат. Билеттерди макулдашуу үчүн Telegramга скриншотторду жөнөтүүнүн кажети жок: директор администратор катары бардык кызматкерлердин резервдерин жана буйруктарын "Заказдар" бөлүмүндө көрөт.

Маселе № 2. Жогорку чыгымдар

Билеттерди арзаныраак сатып алуу үчүн сапарларды алдын ала пландаганга аракет кылабыз. Ырас, бул дайыма эле ишке ашпайт.

Көйгөйдү кантип чечүү керек

Кыскача: билеттерди жана мейманканаларды онлайн саякат кызматы аркылуу сатып алуу менен үнөмдөңүз.

Бизнес үчүн OneTwoTrip авиа билеттери жеке адамдарга караганда бирдей же арзаныраак экенине кепилдик берет.

Үнөмдөөлөргө жогорку товар жүгүртүү жана авиакомпаниялар жана мейманканалар менен түз келишим түзүү аркылуу жетишилет.

Сайт ар кандай бюджеттер үчүн 2 миллионго жакын жайгаштыруунун варианттарын сунуштайт: мейманканалар, батирлер, жатаканалар. 1000ден ашык эң популярдуулардын OneTwoTrip for Business менен өз мамилелери бар. Эгерде кардарга керектүү объект системада жок болсо, анда сервис аны менен суроо-талабы боюнча келишим түзө алат.

Пландар тастыкталып, сапар бекитилсе, билеттерди эки чыкылдатуу менен сатып алса болот. Болбосо, ээлеп коюуңузду жокко чыгарыңыз. Бардык авиакомпаниялардын лоялдуулук карталары жарактуу, андыктан мильдерди топтоону уланта аласыз. Кызмат банктар менен акцияларды уюштурат: мисалы, корпоративдик карта менен сатып алуулар үчүн бонустар менен кэшбэкти кайтара алат.

Көйгөй №3. Узакка созулган билет жана эсеп

Билеттер жана мейманкана менеджер менен макулдашылгандан кийин, мен төлөө үчүн эсеп-дүмүрчөк алуу үчүн авиакомпания жана мейманкана менен байланышам. Ар бир уюмдун юридикалык жактар үчүн төлөм эрежелери бар: бир жерде сиз электрондук почтага жазышыңыз керек, бир жерде компаниянын реквизиттери менен Excel файлын толтурушуңуз керек, бир жерде - веб-сайттагы форма. Документтерди алуу үчүн ишеним телефонуна кайра-кайра чалууга туура келди. Бул көп убакытты талап кылат, билеттерди чыгаруу кээде бир нече күнгө созулат. Кээ бир ишканалар юридикалык жактарга эсеп-фактураларды таптакыр бербейт. Мындай учурларда сиз сатып алуудан баш тартып, башка рейс же мейманкана издөөгө туура келет.

Көйгөйдү кантип чечүү керек

Кыскача: командировкаларды уюштуруу боюнча кызматтын сайтында бир эсеп-фактура менен билеттерди жана мейманкананы төлөө.

Бизнес үчүн OneTwoTrip'те мен жана тийиштүү мүмкүнчүлүгү бар башка кызматкерлер жеке адамдардай эле оңой эле билеттерди жана мейманканаларды ээлеп, төлөй алабыз. Бардык процесс 2-3 мүнөткө созулат: сиз өзүңүздүн жеке кабинетиңизди киргизип, датаны жана бара турган жерди толтуруп, каалаган рейсти тандайсыз. Паспорттун маалыматтарын жана бонустук картанын номерин киргизүүнүн кереги жок, алар тизмеден кызматкерди тандаганда автоматтык түрдө жүктөлөт.

Мындан тышкары, сиз татаал маршрутту түзө аласыз же саякатыңызды ийкемдүү уюштура аласыз. Мисалы, бир күнү ар кандай авиакомпаниялар менен учуңуз: эртең менен Ульяновскиден Москвага Аэрофлот менен, кечинде кайра Победа менен. Буга уруксат берилген, анткени онлайн сервис ар кандай авиакомпаниялардын билеттерин бир иретте "жабыштырып" алат. Эгерде сиз саякатыңызды өзүңүз уюштурсаңыз, бул учурда ага көбүрөөк убакыт талап кылынмак: эки авиакомпания менен кат алышуу, төлөө үчүн эки эсеп-фактура, эки эсе көп жабуу документтери.

Сиз билеттерди жана мейманкананы эки жол менен төлөй аласыз: депозит менен жана корпоративдик банк картасын колдонуу. Мен депозитти колдоном - сиз аны "Эсеп" бөлүмүнөн эсеп-фактура аркылуу каалаган суммага алдын ала толтушуңуз керек. Сатып алуу банктын иштөө убактысында гана эмес, дароо ишке ашат.

Кандайдыр бир көйгөй болсо, сиз тейлөө кызматына кайрылсаңыз болот. Ал күнү-түнү иштейт жана кечинде же дем алыш күндөрү форс-мажордук кырдаал болуп кетсе дагы жардам көрсөтөт.

Маселе № 4. Документтерди жабуу

Командировка билеттерди сатып алуу жана мейманканада орун ээлөө менен бүтпөйт. Жыйынтыктоочу документтерди даярдоо үчүн дагы көп күч-аракет талап кылынат. Аларды кагаз түрүндө гана жөнөткөн авиакомпаниядан жана мейманканадан өзүнчө талап кылынышы керек. Көп учурда жөнөтүүлөр почта аркылуу келбей, жоголуп кетет. Бул отчеттук мезгилде ачыкка чыгат, ошондуктан сиз тез арада жабуу документтерин кайталай турган адамдын байланышын издөөгө туура келет.

Көйгөйдү кантип чечүү керек

Кыскача:OneTwoTrip for Business жабуу документтерин түзүүнү тапшырыңыз.

Эсеп-фактуралар жана отчеттор менен Бизнес үчүн OneTwoTrip'те бардыгы бир топ жөнөкөй. Ай сайын бардык кызматтарга акт жана КНС менен мейманканалар үчүн эсеп-фактура, квартал сайын - салыштыруу актысын алабыз. Бардык эсеп-фактуралар жана отчеттор "Документтер" бөлүмүндө сакталат. Сиз кызматкерлердин кайсынысына кире аларын конфигурациялай аласыз - катчы, бухгалтер, менеджер. Документтер сиздин жеке эсебиңизде сактоо мөөнөтү боюнча эч кандай чектөө жок жана каалаган убакта жеткиликтүү.

Түпкүлүгү эмнеде

аркылуу иш сапарларды уюштуруу акча жана убакытты үнөмдөйт. Кызмат сизге мүмкүнчүлүк берет:

• авиакомпаниялар жана мейманканалар менен узак кат алышуудан баш тартуу;
• түздөн-түз жетекчиси менен сапарларды координациялоо;
• эң пайдалуу учуу жана жайгаштыруу варианттарын брондоңуз;
• билеттерди жана мейманкананы 2-3 мүнөттүн ичинде бир жерден чыгаруу;
• эсеп-дүмүрчөктү күтпөстөн билеттерди төлөө;
• жабуу документтерин даярдоону жана сактоону жөнөкөйлөтүү.