Кантип электрондук почтанын кулу болбоо керек: LinkedIn жетекчисинин 7 кеңеши

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 04:03

Көптөгөн адамдар күн сайын бир эле көйгөйгө туш болушат: жумуш жана байланыш процесстерин тартипке келтирүүгө жана уюштурууга арналган электрондук почта, көбүнчө каардуу көзөмөлчүгө айланып, сизди конвейерде иштеп жаткандай, келген адамдарга көз салууга мажбурлайт.. Сиз алаксыганда эле, дайыма топтолгон маалымат тыкан жана таза почта ящикти тез эле таштандыга айлантат, сиз почтага кайтып келбеген сайын аны тазалоо кыйындайт.

Бүгүн биз сизге LinkedIn компаниясынын башкы директору Джефф Вайнерден электрондук почтаңыздын карым-катнашын башкаруу боюнча бир нече жөнөкөй кеңештерди алып келебиз. Бул нөөмөтчү күн сайын жүздөгөн адамдар менен байланышып турууга аргасыз болот жана анын бул маалымат көчкүсүнө чөгүп кетпей турган бир нече амалдары бар.

Менин каттар кутусу иш процессимдин борбордук борбору болуп калды – мен дүйнөнүн 26 шаарындагы 4300дөн ашык кызматкер менен почта аркылуу үзгүлтүксүз байланышып турам. Бул мен ар дайым электрондук почтанын күйөрманы болгонумду же менин почта менен иштөөм Сизсифинин ишине окшош болгон учурлар болгон эмес деп айтууга болбойт.

Эмнеси болсо да, бул жылдар бою мен бир нече практикалык көрсөтмөлөрдү иштеп чыктым, алар мага "почта мени башкарат" түшүнүгүнөн "мен почтаны көзөмөлдөйм" түшүнүгүнө өтүүгө мүмкүндүк берди.

1. Азыраак кат алууну кааласаңыз - азыраак кат жөнөтүңүз

Бул кеңеш күлкүлүү жөнөкөй көрүнөт, өзгөчө ушундай жалпы көйгөйдүн контекстинде, бирок мен үчүн мен аны ийгиликтүү электрондук почтаны башкаруунун алтын эрежеси деп эсептейм.

Мындай тыянак мага мурунку компанияда иштегенимде келди, ал жерде мени менен эң жакын мамиледе болгон эки адам компанияны таштап кетишкен. Алар адамдар менен абдан натыйжалуу баарлашып, талыкпай эмгектенип, белгилүү болгондой, көп кат жөнөтүштү. Алар компанияда иштеп турганда, электрондук почта аркылуу келген кат-кабарлардын көлөмү кадимкидей көрүнгөн, бирок алар кеткенден кийин, мен почтамдагы трафик болжол менен 20-30% га кыскарганын байкадым.

Почтадагы бул иш-аракеттердин бардыгы алардын каттары гана эмес: менин аларга берген жоопторум, ошондой эле каттарга тиркелген бардык адресаттардын каттары жана жооптору да болгон. Көбүнчө бул билдирүүлөр менин талкууга милдеттүү түрдө катышуумду талап кылчу эмес.

Ошол учурдан баштап мен өзүмө так шарт койдум – керексиз жазба. Натыйжа: азыраак почта жана көбүрөөк почта кутусуна буйрутма иш аракеттерди бузбастан. Ошондон бери бул эрежеден тайбаганга аракет кылып келем.

2. Күтүүдөгү электрондук каттарды окула элек деп белгилеңиз

Электрондук почтаны окула элек деп белгилөө менин почта менен иштөө ыкмасын түп-тамырынан бери өзгөрттү. Мага келген каттарды бат эле карап чыгып, эң зарыл болгон каттарга дароо жооп берип, керексиз каттарды өчүрүп коюу жетиштүү. Кийинчерээк кайра кайрылышым керек болгон каттарды, эгер убакыт болсо, окула элек деп белгилейм. Бул окулуп, жоопсуз калган маанилүү кат унутулуп, почта ящигинин ичине көмүлүп калат деген коркунучту жок кылат. Ушул эле ыкма бизге ToDo тизмесинин бир түрүн ишке ашырууга мүмкүндүк берет, мен кийинчерээк ага кайрылам.

Мен ар бир жумуш күнүн эң аз ушундай күтүлүп жаткан каттар менен бүтүргөнгө аракет кылам, идеалында алар такыр болбошу керек. Эгерде ушул күнү мен аларга кайтып келүүгө үлгүрбөй калсам, анда мен алар менен эртеси эртең менен иштейм.

3. Почта жөнөтүүнүн так графигин түзүңүз

Акыркы бир нече жыл ичинде менин жумуш күндөрүм бир топ так график боюнча жүрүп жатат. Эртең менен саат 5:00-5:30да ойгонуу, бир саат почтага баруу, жаңылыктарды окуу, эртең мененки тамак, балдар менен ойноо, машыгуу, кеңсе, үйгө келүү, балдарды уктатуу, аялы менен кечки тамак, эс алуу (көбүнчө бул жарнамалар жана кызыксыз учурлар учурунда кирүүчү папканы тазалоо менен сыналгы көрүү).

Көрсө, мындай графикти кармануу менен мен почтаны оңой эле башкара алам, бирок график бир аз өзгөрөрү менен почта ящигинде башаламандык башталат.

Бул учурда, кутучаңыз күтүлбөгөн жерден кароосуз калаарын түшүнгөндөн улам күчөгөн басымды сезбейсиз. Графикти өз убагында сактоо баарын көзөмөлдөп турууга жардам берет. Бул Бенжамин Франклинге жардам берген, сага да жардам берет.

4. Өзүңүздү ачык айтыңыз

Сынган телефон оюну эсиңиздеби? Ал кезде абдан күлкүлүү болчу, бирок азыр баары жумуш жана бизнес деген түшүнүктө каралып, оюндарга убакыт жок.

Сөздөр абдан маанилүү жана түшүнүксүз жана түшүнбөстүккө жол бербөө үчүн өтө кылдаттык менен тандалышы керек. Текстиңизди түшүнүү үчүн канчалык так жана түшүнүктүү болсо, биринчисин тактоо үчүн экинчи катты алуу ыктымалдыгы ошончолук азыраак болот.

5. Алуучулар жөнүндө ойлонуңуз

Көбүнчө To жана Cc талаалары көптөр бирдей деп кабылдайт. Чынында, алардын жардамы менен сиз алуучулардын кайсынысынан жооп күтүп жатканыңызды жана аны кабардар кылуу үчүн каттын көчүрмөсү кимге жөнөтүлгөнүн ачык айта аласыз.

Чынында, жооп талап кылынган алуучуларды бөлүп көрсөтпөө кат алышууда дүрбөлөңдү жана башаламандыкты жаратуунун эң тез жолу. 1 алуучунун ордуна 6 алуучу жана 5 нускада 5 кошумча мүмкүн болгон жооптор бар, алардын ар бири бүтүндөй өзүнчө кат тизмегине айланат.

6. Дүмүрчөктү ырастоо

Эгерде сиз алуучу катары көрсөтүлсөңүз жана кат чындап сизге даректелген болсо, анда катты алганыңызды жөнөтүүчүгө билдирүүдөн жалкоо болбоңуз. Сизге көп сөздөрдүн кереги жок, жөнөкөй эле "алдым" же "алдым" жетиштүү болот. Бул сиз маалыматты толук жана керектүү көлөмдө алганыңыздын белгиси болуп калат жана жөнөтүүчүдөн сизге ошол эле тема боюнча башка бир нерсе жөнөтүү талап кылынбайт.

Эгер сиз алганыңызды ырастабаган болсоңуз, жөнөтүүчү кат тууралуу такыр кабарсыз болуп кала берет. Балким ал кутуңдун түбүндө жоголуп кеткендир? Эгерде бул маанилүү маалымат болсо, анда күмөн жана тынчсыздануу жөнөтүүчүнү биринчи катты алганыңызды ырастоо өтүнүчү менен сизге дагы бир кат жазууга же жумуш ордунда сизди башка бирөөдөн суроого мажбурлайт. Кошумча адамдар тартылып, кошумча каттар жөнөтүлүп, кабыл алынат.

7. Эмоцияларды почтадан алыс кылыңыз

Электрондук почта туура колдонулса, пайдалуу курал болушу мүмкүн. Ал ошондой эле туура эмес колдонулса, кыйратуучу күчкө айланып кетиши мүмкүн. Эң кеңири таралган мисал - талаштуу, карама-каршы жана сезимтал маселелерди талкуулоо үчүн почтаны колдонуу.

Адамдардын корреспонденцияда бир эле аудиториянын алдында эч качан айта албаган сөздөрдү жана сөз айкаштарын кантип колдонушканы мени таң калтырган жок.

Эгер күтүлбөгөн жерден ушундай кат алышуу болуп калса, анда бир жөнөкөй нерсени жасаңыз - токтотуңуз. Сиз телефонду алып, дарек ээсине чалып, же аны менен жеке жолугушуу аркылуу талаш-тартышты же чыр-чатакты чече аласыз. Тексттик кат алышууларда мындай назик нерселер каралбашы керек. Текстте эмоционалдык компонент, интонация жана маселени конструктивдүү чечүү үчүн чечүүчү боло турган башка маанилүү нерселер берилбейт.

(Джефф Вайнер аркылуу)